Het importeren van openstaande posten hoort bij het in gebruik nemen van Odoo Accounting. Hieronder vind je de beschrijving en de boekingslogica voor het importeren van openstaande in- en verkoopfacturen. De importbestanden voor in- en verkoop zijn vrijwel gelijk. Maak vooraf de tussenrekeningen 110001 en 130001 aan, plus de dagboeken inkoopfacturen beginbalans en verkoopfacturen beginbalans.
Download: Importtemplate openstaande posten (XLSX)
Er is ook een video met de volledige procedure. De stappen staan hieronder uitgeschreven.
Procedure voor in- en verkoopfacturen
Het standaard rekeningschema in Odoo (voor Nederland) gebruikt grootboeknummer 110000. Vanaf de beginbalans willen we hier niet direct op boeken. We willen een creditbedrag op een balansrekening creëren dat even hoog is als het debetbedrag dat je bij de beginbalans boekt voor het totaal van de openstaande verkoopfacturen.
Werk daarom met een extra ‘debiteurenrekening’ die als tijdelijke tussenrekening dient, bijvoorbeeld rekening 110001. Hier wordt de ‘omzet’ op geboekt bij de import van de facturen. Bij import krijg je de boeking:
110000 Debiteur
aan 110001 Totaal openstaand / 'omzet' (boek geen btw mee)Je chart of accounts ziet er dan zo uit:
Bij het invoeren van de beginbalans wordt rekening 110001 weer tegengeboekt (gedebiteerd). De openstaande posten staan nu open en kunnen via de bank afgeletterd worden.
Het importbestand
Het importbestand kan er in Excel bijvoorbeeld zo uitzien:
| Number | Partner | Invoice_date | Due Date | Reference | Unit Price | Label | Account |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| INV/2022/00001 | Deco Addict | 2022-12-08 | 2022-01-07 | S00003 | 22137,5 | Beginbalans | 110001 |
| INV/2022/00002 | Deco Addict | 2022-12-08 | 2022-01-07 | S00002 | 48012,5 | Beginbalans | 110001 |
| INV/2022/00003 | Azure Interior | 2022-12-01 | 2022-01-31 | S00001 | 36512,5 | Beginbalans | 110001 |
| INV/2022/00004 | Deco Addict | 2022-11-30 | 2022-12-30 | S00004 | 36512,5 | Beginbalans | 110001 |
De prijskolom en de twee kolommen ernaast zijn in Odoo te vinden als Invoice Lines / Unit Price, Invoice Lines / Label en Invoice Lines / Account.
Let op: een belangrijke extra kolom om toe te voegen is Invoice Lines / Taxes. Laat deze leeg. Doe je dit niet, dan voegt Odoo op basis van de fiscal position van de klant btw aan de regel toe, waardoor het bedrag niet meer klopt. Bij inkoopfacturen is dit niet nodig, dus test het vooral voor de verkoopfacturen.
Importeren en verwerken
Ga naar het dagboek Verkoopfacturen (Invoices) en start daar de import.
Let op: zijn de factuurnummers niet opvolgend, dan volgt na het importeren een foutmelding dat de nummers niet opeenvolgend zijn. Maak in dat geval een nieuw dagboek aan, Customer Invoices (Beginbalans), en importeer de facturen daarin. Daarna kun je dit dagboek archiveren. Voeg bij creditfacturen een extra kolom Journal_ID toe en vul daar Customer Invoices (Beginbalans) in.
Na het importeren verwerk je de openstaande posten nog met Post Entries:
Open je nu een factuur en ga je naar het tabblad Journal Items, dan zie je de gemaakte boeking voor die post:
Het totaalbedrag van alle geïmporteerde openstaande posten staat nu zowel debet op 110000 Debiteuren op de balans als credit op 110001 Debiteuren (BB-tussenrekening), in ons voorbeeld voor € 143.175,00:
Bij het inboeken van de beginbalans wordt 110001 weer tegengeboekt.
Hulp nodig bij je import?
Loop je vast bij het importbestand of de boekingen? Plan een Odoo-scan of neem contact op - dan kijken we met je mee.