Der Import offener Posten ist Teil der Inbetriebnahme von Odoo Accounting. Nachfolgend finden Sie die Beschreibung und die Buchungslogik für den Import offener Ein- und Ausgangsrechnungen. Die Importdateien für Ein- und Verkauf sind nahezu identisch. Legen Sie vorab die Zwischenkonten 110001 und 130001 an, dazu die Journale Eingangsrechnungen Eröffnungsbilanz und Ausgangsrechnungen Eröffnungsbilanz.
Download: Open items import template (XLSX)
Es gibt auch ein Video mit der vollständigen Prozedur. Die Schritte sind unten ausgeschrieben.
Vorgehen für Ein- und Ausgangsrechnungen
Der Standard-Kontenrahmen in Odoo (für die Niederlande) verwendet die Sachkontonummer 110000. Ab der Eröffnungsbilanz möchten wir hier nicht direkt buchen. Wir möchten auf einem Bilanzkonto einen Habenbetrag erzeugen, der genauso hoch ist wie der Sollbetrag, den Sie beim Erfassen der Eröffnungsbilanz für die Summe der offenen Ausgangsrechnungen buchen.
Verwenden Sie deshalb ein zusätzliches ‘Debitorenkonto’, das als temporäres Zwischenkonto dient, zum Beispiel Konto 110001. Hier wird beim Import der Rechnungen der ‘Umsatz’ gebucht. Beim Import erhalten Sie die Buchung:
110000 Debitor
an 110001 Summe offen / 'Umsatz' (keine USt. buchen)Ihr Kontenplan sieht dann so aus:
Beim Erfassen der Eröffnungsbilanz wird Konto 110001 wieder gegengebucht (im Soll). Die offenen Posten stehen nun offen und können über die Bank ausgeglichen werden.
Die Importdatei
Die Importdatei in Excel könnte zum Beispiel so aussehen:
| Number | Partner | Invoice_date | Due Date | Reference | Unit Price | Label | Account |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| INV/2022/00001 | Deco Addict | 2022-12-08 | 2022-01-07 | S00003 | 22137,5 | Eröffnungsbilanz | 110001 |
| INV/2022/00002 | Deco Addict | 2022-12-08 | 2022-01-07 | S00002 | 48012,5 | Eröffnungsbilanz | 110001 |
| INV/2022/00003 | Azure Interior | 2022-12-01 | 2022-01-31 | S00001 | 36512,5 | Eröffnungsbilanz | 110001 |
| INV/2022/00004 | Deco Addict | 2022-11-30 | 2022-12-30 | S00004 | 36512,5 | Eröffnungsbilanz | 110001 |
Die Preisspalte und die beiden Spalten daneben heißen in Odoo Invoice Lines / Unit Price, Invoice Lines / Label und Invoice Lines / Account.
Hinweis: Eine wichtige Zusatzspalte ist Invoice Lines / Taxes. Lassen Sie diese leer. Andernfalls fügt Odoo auf Basis der Steuerposition des Kunden USt. zur Zeile hinzu, wodurch der Betrag nicht mehr stimmt. Bei Eingangsrechnungen ist das nicht nötig, testen Sie es also vor allem für die Ausgangsrechnungen.
Importieren und buchen
Gehen Sie zum Journal Ausgangsrechnungen (Invoices) und starten Sie dort den Import.
Hinweis: Sind die Rechnungsnummern nicht fortlaufend, erhalten Sie nach dem Import eine Fehlermeldung, dass die Nummern nicht aufeinanderfolgend sind. Legen Sie in diesem Fall ein neues Journal an, Customer Invoices (Eröffnungsbilanz), und importieren Sie die Rechnungen dort. Danach können Sie dieses Journal archivieren. Fügen Sie bei Gutschriften eine zusätzliche Spalte Journal_ID hinzu und tragen Sie dort Customer Invoices (Eröffnungsbilanz) ein.
Nach dem Import buchen Sie die offenen Posten noch mit Post Entries:
Wenn Sie nun eine Rechnung öffnen und zum Tab Journal Items wechseln, sehen Sie die für diesen Posten erstellte Buchung:
Die Summe aller importierten offenen Posten steht nun sowohl im Soll auf 110000 Debitoren in der Bilanz als auch im Haben auf 110001 Debitoren (Zwischenkonto Eröffnungsbilanz), in unserem Beispiel über € 143.175,00:
Beim Buchen der Eröffnungsbilanz wird 110001 wieder gegengebucht.
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