Tulppack levert verpakkings- en theefiltermateriaal aan zakelijke klanten. Een groot deel van het assortiment komt binnen op grote rollen en wordt op maat verkocht: per meter of per theezakje, bedrukt met het logo van de klant of onbedrukt. Een proces met een eigen logica - en een voorraadvraagstuk waar de meeste standaardpakketten geen antwoord op hebben.
Drie systemen die samen geen geheel vormden
Tulppack draaide op drie losse abonnementen: Brincr voor orders en voorraad, Exact Online voor de boekhouding en een losse webshop voor online bestellingen. Op papier gekoppeld, in de praktijk drie eilanden.
En Brincr begon te knellen:
- voorraadbeheer werd complex, met support die slecht bereikbaar was
- het proces van halffabricaat naar eindproduct werd onvoldoende ondersteund
- batchnummers konden niet op de gewenste manier worden beheerd
- de eigen artikelnummerlogica (opgebouwd uit leverancier, artikelgroep en artikel) paste niet in het systeem
Het echte probleem: zelf bestellen, en voorraad die moet kloppen
Onder die lijst zat één kernwens: klanten moesten zelf via de webshop kunnen bestellen, zonder tussenkomst. En niet zomaar bestellen - ze moesten kunnen kiezen tussen meter of theezakje, en tussen bedrukt of onbedrukt. Bij bedrukt moest het logo direct in het bestelproces worden geüpload.
Daaronder lag de voorraadpuzzel. Een rol komt binnen op 140 mm breed, maar wordt verkocht per meter of per theezakje van 60 mm - met zo’n 3% verlies per rol. Hoe houd je je voorraadaantallen dan kloppend over al die maateenheden heen? Standaard order- en boekhoudsoftware gaf daar geen antwoord op.
De urgentie: een machine die op 1 september moest draaien
Halverwege augustus kwam er een nieuwe machine binnen die op 1 september in bedrijf moest zijn. Een harde deadline maakt een keuze concreet.
Tulppack keek ook naar Dynamics (kon het, maar geen voorliefde voor Amerikaanse software), King, Exact Handel en AFAS - geen daarvan loste het kernprobleem op. Bij Odoo Experts vingen ze bot: daar vonden ze Tulppack te klein. Wij niet.
Eén Odoo-platform op maat van het proces
Odoo verving alle drie de systemen in één omgeving:
- eCommerce & Customer Portal - een B2B-webshop waar klanten zelf bestellen. Productvarianten regelen de keuze tussen meter en theezakje en tussen bedrukt en onbedrukt; bij bedrukt uploadt de klant het logo direct in het bestelproces.
- Voorraad met meervoudige maateenheden - de rol als inkoopeenheid, meter en theezakje als verkoopeenheden, met de conversie en het verlies ingeregeld zodat de voorraad blijft kloppen.
- Productie - het traject van halffabricaat (rol) naar eindproduct, met batchnummers zoals Tulppack ze wil beheren.
- Verkoop, Inkoop en Boekhouding - op één datamodel, zodat order, voorraad en finance dezelfde waarheid delen. De eigen artikelnummerlogica werd overgenomen in plaats van eromheen gewerkt.
Het resultaat
- Drie abonnementen werden er één. Brincr, Exact Online en de losse webshop verdwenen; Odoo bracht order, voorraad, productie, webshop en boekhouding samen.
- Klanten bestellen zelf, met variantkeuze en logo-upload, zonder dat er iemand tussen hoeft te zitten.
- De voorraad klopt over rol, meter en theezakje heen, inclusief het verlies.
- Live op de deadline, klaar voor de nieuwe machine.
Wat de klant zegt
“Tim begeleidt de Odoo-implementatie professioneel, efficiënt en gestructureerd, en speelt flexibel in op specifieke wensen. Zijn uitgebreide oog voor detail is cruciaal in zo’n traject. We zijn zeer tevreden over Fanatics en bevelen ze van harte aan.”
Arjen Peetoom, Tulppack
Meer lezen: Odoo vs Brincr · Odoo voor productie · Alle klantcases