Zoek je een Odoo-implementatie checklist, dan vind je vooral lijstjes met dertig losse tips. Het probleem van een implementatie is zelden dat er een tip ontbreekt - het is dat de volgorde ontbreekt. Daarom staat hieronder geen tips-lijst maar het draaiboek: zeven fasen, 26 checkpoints, van het benoemen van je projectleider tot het sluiten van het project ná de bufferperiode. Vrij te gebruiken, met welke partner je ook werkt - en als afvinkbare PDF te downloaden, zonder formulier ervoor.
Download de checklist als PDF
Download de Odoo-implementatie checklist (PDF) - afvinkbaar, in kleur, met links naar de bijbehorende tools. Print hem en hang hem op het projectbord. Ook beschikbaar in het Engels en Duits.
Fase 0 - Voorbereiding
De fase die het vaakst wordt overgeslagen, en de fase waarin het project al wordt gewonnen of verloren. Nog vóór er iemand iets inricht:
- Benoem één interne projectleider (SPOC) en maak diens beschikbaarheid expliciet - dit bepaalt het tempo meer dan welke technische keuze ook.
- Wijs per proces een key user aan die meebeslist, test en straks collega’s opvangt - wat een key user precies doet.
- Kies je livedatum en reken terug, inclusief twee maanden buffer voor testen en uitloop - de livegang-planner doet het in een minuut.
- Zet een budgetkader op basis van scope, niet andersom - wat een implementatie kost.
Fase 1 - Fit-gap & scope
Hier wordt het project voorspelbaar gemaakt - of niet. Dit is de fase waar wij het meeste tijd in stoppen, en met reden:
- Inventariseer per proces wat er werkelijk gebeurt, niet wat het handboek zegt.
- Leg per regel vast: standaard, configuratie of maatwerk. Dit wordt de scopingstabel die van het traject een voorspelbaar project maakt - de kern van onze TARGET-methode.
- Benoem elke koppeling apart en vraag de specificaties nu al op. Derden bepalen hun eigen tempo; wie specs pas tijdens de bouw opvraagt, wacht tijdens de bouw.
- Beoordeel de datakwaliteit eerlijk. Schoon migreren is een taak; eerst opschonen is een deelproject.
- Spreek per proces een definition of done af vóórdat er gebouwd wordt.
- Besluit wat er in fase één live gaat en wat bewust later komt. Scope is een knop, geen gegeven.
Fase 2 - Inrichting
- Richt het rekeningschema en de rapportagestructuur als eerste in - alles boekt erop terug, en achteraf herverdelen is handwerk.
- Richt rollen en rechten in voordat de eerste gebruiker het systeem in gaat.
- Bouw de hoofdstroom werkend van begin tot eind: offerte, order, levering, factuur.
- Start koppelingen zo vroeg mogelijk en test ze met echte data.
Fase 3 - Data
- Schoon de brondata op in het oude systeem, niet tijdens de migratie.
- Draai een proefmigratie en laat key users de uitkomst valideren - zij herkennen wat er mist.
- Spreek een datum af waarna het oude systeem bevroren is. Twee levende systemen is geen overgang maar een tweede administratie.
Fase 4 - Testen & trainen
- Laat key users testen met échte scenario’s uit de eigen praktijk, niet met demodata.
- Verzamel bevindingen op één lijst en triageer: blokkerend, vóór livegang, of daarna.
- Train eindgebruikers op hun eigen werk, niet op het hele systeem.
Fase 5 - Livegang
- Leg go/no-go-criteria vooraf vast en beleg wie beslist.
- Maak een cutover-draaiboek: wat gaat wanneer over, en wat is het terugvalscenario.
- Plan hypercare in: korte lijnen en dagelijkse afstemming in de eerste weken.
Fase 6 - Na livegang
De fase die niet in de meeste checklists staat, en het verschil maakt tussen een systeem dat landt en een systeem dat wordt gedoogd:
- Houd één wensenlijst bij en plan doorontwikkeling in een vast ritme.
- Evalueer na een maand met de key users: wat werkt, wat knelt.
- Sluit het project pas als de bevindingen uit de bufferperiode zijn opgelost.
De eerlijke voetnoot bij elke checklist
Een checklist voelt als grip, maar het papier is niet het werk. De twee checkpoints waar projecten werkelijk op stranden, zijn niet de technische: het zijn de projectleider die er geen tijd voor krijgt, en de scopingstabel die wordt overgeslagen omdat “we wel weten wat we willen”. Wie die twee serieus neemt, mag de rest van deze lijst met vertrouwen afwerken - en wie ze overslaat, wordt door geen enkele checklist gered.
Wil je de complete aanpak achter deze checklist, met het waarom per stap: die staat in ons boek “Odoo doen we zo” - gratis te downloaden, ook zonder formulier vol verplichte velden.
Liever samen de checklist langs jouw situatie leggen? Plan een gratis Odoo-scan - dan lopen we de fasen door met jouw processen als uitgangspunt, en zijn we eerlijk over waar de risico’s zitten.
Meer lezen: Hoe lang duurt een Odoo-implementatie? · Livegang-planner · Wat is een key user? · Wat kost een Odoo-implementatie? · De TARGET-methode