Ik herinner me mijn eerste ERP-project nog goed. We begonnen vol enthousiasme: een kick-off met taart, een planning in Excel, en een leverancier die zei dat alles “heel logisch en standaard” was. Spoiler: dat was het niet. Na drie maanden waren we niet verder dan een nieuwe versie van het plan, vroeg de directeur waar zijn dashboards bleven en misten de medewerkers hun oude systeem. Ik wist vooral één ding zeker: de volgende keer moest het anders.
Inmiddels hebben we bij Radical Fanatics ruim tachtig Odoo-implementaties gedaan, en elke keer zien we hetzelfde patroon: de software is zelden het probleem. Het project wel.
Waarom “onze IT-man trekt dit wel” niet werkt
De grootste misvatting is dat een ERP-implementatie een IT-feestje is: iets installeren, een training, klaar. Maar een ERP raakt álles - van verkoop tot boekhouding, van voorraad tot urenregistratie. Het is geen IT-project, het is een veranderproject.
Een klant zei ooit in het eerste gesprek: “Onze IT-man gaat dit wel trekken.” Alle respect voor IT’ers, ze zijn onmisbaar. Maar ik heb er weinig in mijn eentje een ERP-implementatie succesvol zien afronden. ERP draait om processen, mensen en samenwerking tussen afdelingen - en die combinatie van proceskennis én beslissingsbevoegdheid zit zelden in één functie. Ons eigen team doet niets anders dan Odoo-implementaties, en zelfs wij ontdekken nog regelmatig nieuwe aandachtspunten.
De vier valkuilen (en wat je eraan doet)
1. Niemand voelt zich écht verantwoordelijk. De directeur denkt “dat regelt IT wel”, IT denkt “dat bepaalt de business”, de leverancier denkt “zeg het maar”. Veel ruis, weinig resultaat. De oplossing: één projectleider met mandaat. Geen vergadercoördinator, maar iemand die mag beslissen. Bij MKB-bedrijven is dat vrijwel altijd een eigenaar of directielid - en als die geen tijd heeft, adviseren we het project uit te stellen.
2. Vage wensen, geen keuzes. “We willen alles behouden wat we nu hebben, maar dan moderner.” Klinkt mooi, werkt niet. Wie alles wil, krijgt niets - zeker met een flexibel systeem als Odoo, dat juist om keuzes vraagt. De oplossing: begin met een fit-gap analyse per proces. Wat gebruik je vandaag, wat wil je morgen, en wat mag weg?
3. Te weinig betrokkenheid van bovenaf. Als de directie alleen op de kick-off en de oplevering verschijnt, heb je een probleem. Zodra het spannend wordt (en dat wordt het), wil je iemand met gewicht aan tafel. De oplossing: korte, vaste check-ins. Geen ellenlange meetings; gewoon wekelijks of tweewekelijks de vraag “liggen we op schema of niet?”.
4. Geen grip op de voortgang. Een planning ergens op SharePoint, taken die iedereen “oppakt als er tijd is”, en aan het eind zegt iedereen “dat stond toch niet op mijn lijstje?”. De oplossing: taken concreet maken, aan namen koppelen en elke week de vinger aan de pols.
Odoo is Lego: prachtig, mits je weet wat je bouwt
Odoo is een prachtig systeem, maar het is net Lego: zonder bouwplan eindig je met een bak losse steentjes. De kracht zit in modules die je zelf samenstelt, en juist die vrijheid moet je organiseren.
Deze vier lessen vormden ooit onze TARGET-methode; inmiddels zijn ze uitgegroeid tot de kickstart-methode waarmee we elk project draaien: fit-gap per proces, het hele project op papier vóór we starten, een proof of concept in vier weken, wekelijkse check-ins en opt-out-momenten onderweg. Hoe dat werkt hebben we opgeschreven in ons boek “Odoo doen we zo” - gratis te downloaden, ook als je nooit klant wordt.
Wat we na tientallen overstappen van SAP, Dynamics, Exact en AFAS elke keer weer zien: bedrijven die vooraf een paar dagen investeren in analyse en afstemming, winnen daarna maanden terug. Bedrijven die blijven polderen om iedereen tevreden te houden, belanden in chaos. En bedrijven die denken “we doen het er even bij”, doen het uiteindelijk nooit goed.
Dus: begin niet bij de software, begin bij het project. Zet de juiste mensen aan tafel, maak keuzes, en kies een partner die technisch én inhoudelijk snapt wat er gebeurt. Dan wordt ERP geen nachtmerrie, maar precies wat je wilde: rust, overzicht en grip op je bedrijf.