Ich erinnere mich noch gut an mein erstes ERP-Projekt. Wir starteten voller Enthusiasmus: Kick-off mit Kuchen, Planung in Excel, und ein Anbieter, der sagte, alles sei “ganz logisch und Standard”. Spoiler: war es nicht. Nach drei Monaten waren wir nicht weiter als eine neue Version des Plans, der Geschäftsführer fragte nach seinen Dashboards, und die Mitarbeitenden vermissten ihr altes System. Ich wusste vor allem eines: Beim nächsten Mal muss es anders laufen.
Inzwischen haben wir bei Radical Fanatics mehr als achtzig Odoo-Implementierungen umgesetzt, und jedes Mal sehen wir dasselbe Muster: Die Software ist selten das Problem. Das Projekt schon.
Warum “unser IT-Mann macht das schon” nicht funktioniert
Das größte Missverständnis ist, dass eine ERP-Implementierung eine IT-Angelegenheit sei: etwas installieren, eine Schulung, fertig. Aber ein ERP berührt alles - vom Verkauf bis zur Buchhaltung, vom Lager bis zur Stundenerfassung. Es ist kein IT-Projekt, sondern ein Veränderungsprojekt.
Ein Kunde sagte einmal im ersten Gespräch: “Unser IT-Mann zieht das schon.” Aller Respekt für IT-Fachleute, sie sind unverzichtbar. Aber ich habe wenige allein eine ERP-Implementierung erfolgreich abschließen sehen. Bei ERP geht es um Prozesse, Menschen und Zusammenarbeit zwischen Abteilungen - und die Kombination aus Prozesswissen und Entscheidungsbefugnis sitzt selten in einer Rolle. Unser eigenes Team macht nichts anderes als Odoo-Implementierungen, und selbst wir entdecken noch regelmäßig neue Aufmerksamkeitspunkte.
Die vier Fallen (und was Sie dagegen tun)
1. Niemand fühlt sich wirklich verantwortlich. Die Geschäftsführung denkt “das macht die IT”, die IT denkt “das entscheidet das Business”, der Anbieter denkt “sagt ihr es uns”. Viel Rauschen, wenig Ergebnis. Die Lösung: ein Projektleiter mit Mandat. Kein Meeting-Koordinator, sondern jemand, der entscheiden darf. Im Mittelstand ist das fast immer ein Inhaber oder Geschäftsführer - und wenn der keine Zeit hat, raten wir, das Projekt zu verschieben.
2. Vage Wünsche, keine Entscheidungen. “Wir wollen alles behalten, was wir jetzt haben, nur moderner.” Klingt gut, funktioniert nicht. Wer alles will, bekommt nichts - gerade bei einem flexiblen System wie Odoo, das Entscheidungen verlangt. Die Lösung: mit einer Fit-Gap-Analyse je Prozess beginnen. Was nutzen Sie heute, was wollen Sie morgen, und was darf weg?
3. Zu wenig Beteiligung von oben. Wenn die Geschäftsführung nur beim Kick-off und bei der Abnahme erscheint, haben Sie ein Problem. Sobald es spannend wird (und das wird es), wollen Sie jemanden mit Gewicht am Tisch. Die Lösung: kurze, feste Check-ins. Keine endlosen Meetings; einfach wöchentlich oder zweiwöchentlich die Frage “liegen wir im Plan oder nicht?”.
4. Kein Griff auf den Fortschritt. Eine Planung irgendwo auf SharePoint, Aufgaben, die jeder “übernimmt, wenn Zeit ist”, und am Ende sagen alle “das stand doch nicht auf meiner Liste?”. Die Lösung: Aufgaben konkret machen, Namen dahinter setzen und jede Woche den Puls fühlen.
Odoo ist Lego: wunderbar, sofern Sie wissen, was Sie bauen
Odoo ist ein wunderbares System, aber es ist wie Lego: ohne Bauplan enden Sie mit einer Kiste loser Steine. Die Stärke liegt in Modulen, die Sie selbst zusammenstellen - und genau diese Freiheit muss organisiert werden.
Diese vier Lektionen bildeten einst unsere TARGET-Methode; inzwischen sind sie zur Kickstart-Methode gereift, mit der wir jedes Projekt umsetzen: Fit-Gap je Prozess, das ganze Projekt auf Papier vor dem Start, ein Proof of Concept in vier Wochen, wöchentliche Check-ins und Opt-out-Momente unterwegs. Aufgeschrieben haben wir das in unserem Buch - kostenlos herunterzuladen, auch wenn Sie nie Kunde werden.
Was wir nach Dutzenden Wechseln von SAP, Dynamics, Exact und AFAS immer wieder sehen: Unternehmen, die vorab wenige Tage in Analyse und Abstimmung investieren, gewinnen danach Monate zurück. Unternehmen, die es allen recht machen wollen, landen im Chaos. Und Unternehmen, die denken “das machen wir nebenbei”, machen es am Ende nie richtig.
Also: Beginnen Sie nicht bei der Software, beginnen Sie beim Projekt. Holen Sie die richtigen Leute an den Tisch, treffen Sie Entscheidungen, und wählen Sie einen Partner, der Technik und Geschäft versteht. Dann wird ERP kein Albtraum, sondern genau das, was Sie wollten: Ruhe, Überblick und Griff auf Ihr Unternehmen.