Zo Veilig installeert en beheert beveiligingssystemen voor particulieren en bedrijven in Nederland. Met zo’n 6.000 actieve klanten is hun operatie complexer dan die van een doorsnee installatiebureau: elke klant heeft een installatie, een abonnement, een actief contract bij een meldkamer, en vroeg of laat een verhuizing of storing.
Die combinatie van planning, werkbonnen, meldkamerbeheer en terugkerende facturering vereist een systeem dat al die stromen met elkaar verbindt. Losse tools leidden tot handmatig overtypen, vergeten activatiestappen en inconsistente klantdata.
De uitdaging
De uitdaging bij Zo Veilig zit in drie samenhangende processen die traditioneel slecht op elkaar aansluiten.
Meldkamerkoppeling: Na een installatie moet de klant actief worden bij de meldkamer — Securitas of Alarm.com. Dat was een handmatig proces: de monteur levert op, iemand coördineert de activering bij de meldkamer. Bij verhuizing moest hetzelfde opnieuw: oud adres deactiveren, nieuw adres activeren. Een foutgevoelig en tijdrovend proces.
Werkbonnen en oplevering: Monteurs werken met werkbonnen in het veld. Na afronding van een opdracht moeten meerdere acties in gang worden gezet: contract activeren, meldkamer koppelen, klantdata bijwerken. Dat waren handmatige stappen die van de juiste medewerker op het juiste moment afhankelijk waren.
Facturering op schaal: Met ~6.000 actieve abonnementen moeten maandelijks duizenden facturen worden gegenereerd en verstuurd. Een fout in de batch — een dubbele factuur, een onjuist bedrag — heeft direct gevolgen voor een groot deel van het klantenbestand. Dat vereist een gecontroleerd en auditeerbaar proces.
De aanpak
We implementeerden Odoo als het centrale platform, met Field Service als hart van de dagelijkse operatie.
Field Service en werkbonnen
De Field Service-module beheert de planning van monteurs en de uitvoering van opdrachten. Monteurs werken met digitale werkbonnen op hun telefoon of tablet, inclusief verplichte checklists per type opdracht. Pas als alle checklistitems zijn afgevinkt kan de bon worden afgesloten — zo is gegarandeerd dat de juiste stappen zijn doorlopen vóór oplevering.
Na het afsluiten van een werkbon worden automatisch vervolgacties gestart: het abonnement wordt geactiveerd, de klantdata wordt bijgewerkt en de meldkamer wordt aangesproken.
Meldkamerkoppeling: Securitas en Alarm.com
We bouwden een API-integratie met zowel Securitas (MAS) als Alarm.com. Op het moment dat een werkbon als opgeleverd wordt afgesloten, stuurt Odoo automatisch een activeringsverzoek naar de juiste meldkamer. Welke meldkamer dat is, wordt bepaald op basis van het product en abonnementstype van de klant.
Bij verhuizing triggert de adreswijziging in Odoo automatisch een deactivering op het oude adres en een activering op het nieuwe — zonder handmatige coördinatie. Dit maatwerktraject elimineert een van de meest foutgevoelige stappen in de operatie.
Geautomatiseerde bulkfacturering
Zo Veilig factureert ~6.000 abonnementen per maand. We ontwikkelden een gecontroleerde bulkfactureringsmodule: aan het begin van iedere maand worden automatisch alle facturen gegenereerd op basis van de actuele abonnementsdata, gecontroleerd op afwijkingen, en vervolgens in batch verstuurd.
Het proces is transparant: afwijkingen worden gesignaleerd vóór verzending, zodat correcties kunnen worden doorgevoerd zonder dat er al verkeerde facturen de deur uit zijn. Een aanzienlijke verbetering ten opzichte van het eerdere handmatige proces.
CRM, Helpdesk en abonnementsbeheer
Klantcontacten, offertes en lopende abonnementen worden beheerd vanuit CRM en Abonnementen. Storingsmeldingen en serviceverzoeken komen binnen via Helpdesk en worden direct gekoppeld aan de juiste klant en locatie. Monteurs zien in hun planning welke taken openstaan en kunnen direct vanuit de werkbon de relevante klanthistorie raadplegen.
Resultaat
Zo Veilig beheert de volledige lifecycle van een beveiligingsklant — van acquisitie en installatie tot contract, meldkamer, service en facturering — vanuit één platform. De koppeling met Securitas en Alarm.com is volledig geautomatiseerd: activering bij oplevering en bij verhuizing verloopt zonder handmatig ingrijpen. De maandelijkse bulkfacturering van ~10.000 facturen is een gecontroleerd, auditeerbaar proces geworden. En monteurs in het veld werken met digitale werkbonnen die de juiste opleverstappen afdwingen.
Meer lezen: Odoo voor dienstverlening · Alle klantcases