Keizer International B.V. distribueert verpakkingsoplossingen — flessen en doppen — voor de voedingsindustrie aan klanten in binnen- en buitenland. Het is een B2B-markt met specifieke eisen: klanten zijn producenten van levensmiddelen, de volumes zijn groot, de leveringsafspraken zijn strak, en contractprijzen lopen soms jarenlang door terwijl de inkoopcondities veranderen.
Dat maakt de bedrijfsvoering van Keizer International complexer dan een standaard groothandel. Je hebt niet alleen een goede orderstroom nodig — je hebt ook grip op prijshistorie, retouren, klantcommunicatie en internationale verzending met meerdere vervoerders en routes.
De uitdaging
Keizer International werkte jarenlang met SAP Business One als ERP. SAP B1 bood onvoldoende flexibiliteit voor de specifieke behoeften van hun operatie: de historische prijsstructuur paste niet goed in de standaard SAP-logica, maatwerkwensen waren kostbaar te realiseren, en de koppeling met vervoerders vergde veel handmatig werk.
De beslissing om over te stappen op Odoo was ingegeven door de behoefte aan een platform dat beter aansluit op de processen van de organisatie — en waarop maatwerk sneller en goedkoper gerealiseerd kan worden.
Specifieke knelpunten waren het bijhouden van historische klantprijzen, het verwerken van retouren, het aansturen van verzendingen naar internationale klanten via meerdere vervoerders met complexe routelogica, en het ontbreken van gestructureerde autorisatieworkflows voor orders buiten de standaard parameters.
De aanpak
We implementeerden Odoo als het centrale platform voor de volledige operatie.
Verkoop, inkoop en magazijn
De Odoo-modules voor CRM, Sales, Inventory en Purchase vormen de kern van de dagelijkse operatie. Verkoop- en inkooporders zijn gekoppeld aan de voorraadadministratie. Klanten en prospects worden beheerd in CRM, met de volledige orderhistorie inzichtelijk per account.
Historische prijzen
Een van de meest waardevolle maatwerkaanpassingen is de module voor historische klantprijzen. Voedingsproducenten sluiten contracten af met prijsafspraken die doorlopen over meerdere kwartalen of jaren. Odoo laat standaard de actuele prijs zien — maar Keizer International heeft ook de historische prijs per klant en per periode nodig, voor verificatie, disputen en facturatiebeslissingen. Die functionaliteit is op maat gebouwd.
RMA en klantenservice
De Helpdesk-module verwerkt klantvragen en klachten. Via websiteformulieren kunnen klanten een RMA aanvragen — een retour- of reclamatieverzoek. Dat verzoek komt direct in Odoo terecht, wordt toegewezen aan de juiste medewerker en gekoppeld aan de betreffende order. Geen losse mailboxen meer.
Verzendintegratie en complexe routelogica
Keizer International werkt met meerdere vervoerders voor de internationale distributie. Per bestemming, gewicht en ordertype gelden andere regels: welke vervoerder, welke route, welke documentatie. Dit is via maatwerk ingericht als een routeringslogica binnen Odoo — de juiste vervoerder wordt automatisch geselecteerd op basis van de order- en bestemmingskenmerken.
Odoo genereert de benodigde verzenddocumenten en stuurt de juiste informatie door naar de vervoerder. Orders die buiten de standaard parameters vallen — qua volume, korting of bestemming — doorlopen een autorisatieflow voordat ze bevestigd worden.
Resultaat
Keizer International werkt nu vanuit één platform: van CRM en offerte tot levering, factuur en eventuele retour. De migratie van SAP Business One naar Odoo heeft een systeem opgeleverd dat beter aansluit op de eigen processen en waarop maatwerkbehoeften sneller gerealiseerd worden. De historische prijsmodule geeft zekerheid bij contractvragen. De vervoerdersroutering is geautomatiseerd. De RMA-stroom verloopt gestructureerd. En autorisaties lopen niet meer via losse mails.
Meer lezen: Odoo voor groothandel · Alle klantcases