Je voorraad klopt niet meer. Er staat iets in het systeem dat niet in het schap ligt, of je verkoopt iets dat je niet hebt. Dus je gaat op zoek naar software. Het lastige is dat de markt vier verschillende dingen aan je verkoopt onder ongeveer dezelfde vlag, en dat de prijzen een factor twintig uit elkaar liggen.
Kort antwoord: er zijn vier niveaus. Een spreadsheet volstaat tot het moment dat meer dan een persoon erin moet, je via meerdere kanalen verkoopt, of je je eigen cijfers niet meer vertrouwt. Een los voorraadpakket past bij wie alleen voorraad wil regelen en verder niets te koppelen heeft. Een WMS is voor wie een magazijnprobleem heeft, niet een voorraadprobleem: het gaat over waar iets ligt en hoe je het efficient pakt. En de voorraadmodule in je ERP is meestal het juiste antwoord zodra voorraad samenhangt met verkoop, inkoop en boekhouding. De meeste bedrijven zitten een niveau hoger te zoeken dan nodig is.
De vier niveaus, en waar je elk ontgroeit
Niveau 1: de spreadsheet. Onderschat hem niet. Voor een bedrijf met een paar honderd artikelen, een locatie en een persoon die de voorraad bijhoudt, is Excel snel, gratis en volledig begrepen door iedereen. Je ontgroeit hem op drie momenten: als er een tweede persoon tegelijk in moet, als je via meer dan een kanaal verkoopt, of als je vaker gaat tellen dan bijbestellen. Dat laatste is het scherpste signaal, want tellen is wat je doet als je je eigen administratie niet meer gelooft.
Niveau 2: een los voorraadpakket. Barcodescanning, bestelpunten, meerdere locaties, een app op de werkvloer. Prima categorie, en voor een bedrijf zonder verdere systemen vaak precies genoeg. Het probleem ontstaat pas als je er iets naast krijgt: een webshop, een boekhoudpakket, een verkoopsysteem. Dan wordt elke koppeling een plek waar de waarheid uiteen kan lopen.
Niveau 3: een WMS. Hier zit de meeste verwarring, en dus het meeste weggegooide geld. Een warehouse management systeem lost geen voorraadprobleem op maar een magazijnprobleem: waar leg ik dit neer, in welke volgorde loopt de picker, hoe voorkom ik dat twee mensen naar dezelfde stelling lopen. Als je magazijn een kamer is, heb je dit niet nodig. Als je magazijn een hal is met pickroutes die er echt toe doen, wel. We hebben dat onderscheid apart uitgewerkt in WMS software en magazijnbeheer.
Niveau 4: de voorraadmodule van je ERP. Zodra voorraad samenhangt met verkoop, inkoop, productie en boekhouding, is een aparte voorraadoplossing meestal de duurdere weg. Niet vanwege de licentie, maar vanwege de koppeling die je erbij koopt en blijft onderhouden.
Het verschil dat de meeste keuzes bepaalt
Als je maar een ding meeneemt: voorraadbeheer beantwoordt hoeveel, een WMS beantwoordt waar en hoe.
Heb je te veel of te weinig van dingen, bestel je te laat bij, of klopt je waardering niet? Dat is voorraadbeheer. Lopen je mensen te veel meters, duurt het te lang voor een order de deur uit is, of leggen mensen dingen op willekeurige plekken? Dat is een magazijnprobleem.
Ze voelen hetzelfde, want ze uiten zich allebei als “onze voorraad klopt niet”. Maar de oplossingen kosten een factor tien uit elkaar, dus het loont om eerst vast te stellen welke van de twee je hebt.
Het Excel-moment
Veel bedrijven zoeken op voorraadbeheer in Excel omdat ze hun spreadsheet willen redden in plaats van vervangen. Dat is een redelijke reflex, en soms het juiste antwoord.
Wat wel werkt: formules voor bestelpunten, een tweede tabblad voor mutaties, en een vaste teldag. Wat niet werkt en waar mensen toch aan beginnen: meerdere mensen tegelijk, realtime koppeling met een webshop, en serienummer- of THT-registratie. Dat zijn precies de drie dingen waarvoor een spreadsheet structureel niet gebouwd is, en waar de tijd die je erin stopt niet meer terugkomt.
De bredere stap van spreadsheet naar systeem beschrijven we in van Excel naar Odoo.
Wanneer je ERP genoeg is
Draai je al een ERP, dan is de eerlijke vraag niet welk voorraadpakket je koopt maar of je de module die je al hebt wel gebruikt. In Odoo zit voorraadbeheer standaard: meerdere magazijnen en locaties, bestelpunten per product per locatie, barcodescanning, opslag- en verwijderstrategieen zoals FIFO en FEFO, en lot- en THT-tracering. Dat is voor de meeste handels- en productiebedrijven ruim voldoende.
Het echte voordeel zit niet in de functielijst maar in het datamodel: een verkooporder verlaagt je beschikbare voorraad direct, een inkooporder verhoogt hem, en je boekhouding volgt zonder dat er iets overgetypt wordt. Een los pakket kan dezelfde functies hebben en toch slechter uitpakken, simpelweg omdat er een koppeling tussen zit.
Voor groothandel en distributie werken we dat verder uit op de pagina over groothandel.
Wanneer je niet bij ons moet zijn
Dit hoort erbij, want anders is dit stuk een verkooppraatje.
Heb je alleen een voorraadvraag en verder geen systemen die eromheen moeten hangen, dan is een licht, goedkoop voorraadpakket sneller live en goedkoper dan een ERP-traject. Zit je magazijnlogica echt aan de bovenkant, met wave picking, zonesturing of complexe crossdocking, dan is een gespecialiseerd WMS naast je ERP het betere antwoord en zeggen we dat ook. En zit je nog helemaal aan het begin met een handvol artikelen, dan is de eerlijke boodschap dat je spreadsheet prima is en dat je je geld beter ergens anders aan uitgeeft.
Twijfel je of je een voorraadprobleem of een magazijnprobleem hebt? Plan een vrijblijvende Quickscan en we lopen je artikelen, locaties en orderstroom door voordat er iets wordt aangeschaft.
Meer lezen: WMS software en magazijnbeheer: kan Odoo je magazijn aan? · Van Excel naar Odoo · Odoo voor groothandel en distributie · Odoo als PIM