Ihre Bestände stimmen nicht mehr. Etwas steht im System, liegt aber nicht im Regal, oder Sie verkaufen etwas, das Sie nicht haben. Also suchen Sie Software. Das Schwierige daran: Der Markt verkauft Ihnen vier verschiedene Dinge unter ungefähr derselben Flagge, und die Preise liegen um den Faktor zwanzig auseinander.
Kurze Antwort: Es gibt vier Stufen. Eine Tabelle genügt, bis mehr als eine Person darin arbeiten muss, Sie über mehrere Kanäle verkaufen oder Sie Ihren eigenen Zahlen nicht mehr trauen. Eine eigenständige Bestandslösung passt zu allen, die nur die Bestände regeln wollen und sonst nichts anzubinden haben. Ein WMS ist für ein Lagerproblem da, nicht für ein Bestandsproblem: Es geht darum, wo etwas liegt und wie Sie es effizient greifen. Und das Bestandsmodul in Ihrem ERP ist meist die richtige Antwort, sobald Bestände mit Verkauf, Einkauf und Buchhaltung zusammenhängen. Die meisten Unternehmen suchen eine Stufe höher, als sie brauchen.
Die vier Stufen und wo Sie jede hinter sich lassen
Stufe 1: die Tabelle. Unterschätzen Sie sie nicht. Für ein Unternehmen mit ein paar hundert Artikeln, einem Standort und einer Person, die die Bestände pflegt, ist eine Tabelle schnell, kostenlos und von allen verstanden. Sie lassen sie an drei Punkten hinter sich: wenn eine zweite Person gleichzeitig hinein muss, wenn Sie über mehr als einen Kanal verkaufen, oder wenn Sie häufiger zählen als nachbestellen. Letzteres ist das schärfste Signal, denn Zählen ist das, was man tut, wenn man den eigenen Aufzeichnungen nicht mehr glaubt.
Stufe 2: eine eigenständige Bestandslösung. Barcode-Scanning, Meldebestände, mehrere Lagerorte, eine App auf der Fläche. Eine völlig brauchbare Kategorie, und für ein Unternehmen ohne weitere Systeme oft genau richtig. Das Problem entsteht erst, wenn etwas danebentritt: ein Webshop, eine Buchhaltung, ein Vertriebssystem. Dann wird jede Schnittstelle zu einer Stelle, an der die Wahrheit auseinanderlaufen kann.
Stufe 3: ein WMS. Hier sitzt die meiste Verwirrung und damit das meiste verbrannte Geld. Ein Lagerverwaltungssystem löst kein Bestandsproblem, sondern ein Lagerproblem: Wo lege ich das hin, in welcher Reihenfolge läuft der Kommissionierer, wie verhindere ich, dass zwei Leute zum selben Regal gehen. Ist Ihr Lager ein Raum, brauchen Sie das nicht. Ist Ihr Lager eine Halle, in der Kommissionierwege wirklich zählen, dann schon. Wir arbeiten diese Unterscheidung separat aus in Kann Odoo Ihr Lager verwalten?.
Stufe 4: das Bestandsmodul Ihres ERP. Sobald Bestände mit Verkauf, Einkauf, Fertigung und Buchhaltung zusammenhängen, ist eine separate Bestandslösung meist der teurere Weg. Nicht wegen der Lizenz, sondern wegen der Schnittstelle, die Sie mitkaufen und dauerhaft pflegen.
Die Unterscheidung, die die meisten Entscheidungen bestimmt
Wenn Sie nur eines mitnehmen: Bestandsverwaltung beantwortet wie viel, ein WMS beantwortet wo und wie.
Haben Sie zu viel oder zu wenig von Dingen, bestellen Sie zu spät nach, oder stimmt Ihre Bewertung nicht? Das ist Bestandsverwaltung. Laufen Ihre Leute zu weit, dauert es zu lange, bis ein Auftrag das Haus verlässt, legen Menschen Dinge an beliebigen Stellen ab? Das ist ein Lagerproblem.
Beides fühlt sich gleich an, weil beides als “unsere Bestände stimmen nicht” auftritt. Aber die Lösungen liegen um den Faktor zehn auseinander, es lohnt sich also, zuerst festzustellen, welches der beiden Sie tatsächlich haben.
Der Tabellen-Moment
Viele Unternehmen suchen nach Bestandsführung in Excel, weil sie ihre Tabelle retten und nicht ersetzen wollen. Das ist ein vernünftiger Reflex und manchmal die richtige Antwort.
Was funktioniert: Formeln für Meldebestände, ein zweites Blatt für Bewegungen und ein fester Zähltag. Was nicht funktioniert und woran sich trotzdem alle versuchen: mehrere Personen gleichzeitig, eine Echtzeitanbindung an einen Webshop und die Erfassung von Seriennummern oder MHD. Genau dafür wurde eine Tabelle strukturell nie gebaut, und die Zeit, die Sie hineinstecken, kommt nicht zurück.
Den breiteren Schritt von der Tabelle zum System beschreiben wir in Von Excel zu Odoo.
Wann Ihr ERP bereits genügt
Betreiben Sie schon ein ERP, lautet die ehrliche Frage nicht, welche Bestandslösung Sie kaufen, sondern ob Sie das Modul nutzen, das Sie bereits haben. Odoo enthält die Bestandsführung standardmäßig: mehrere Lager und Lagerorte, Meldebestände je Produkt und Lagerort, Barcode-Scanning, Einlagerungs- und Entnahmestrategien wie FIFO und FEFO sowie Chargen- und MHD-Rückverfolgung. Für die meisten Handels- und Fertigungsbetriebe ist das mehr als ausreichend.
Der eigentliche Vorteil liegt nicht in der Funktionsliste, sondern im Datenmodell: Ein Kundenauftrag senkt Ihren verfügbaren Bestand sofort, eine Bestellung erhöht ihn, und Ihre Buchhaltung folgt, ohne dass etwas abgetippt wird. Eine Einzellösung kann dieselben Funktionen haben und trotzdem schlechter ausgehen, schlicht weil eine Schnittstelle dazwischen liegt.
Für Großhandel und Distribution führen wir das auf der Großhandelsseite weiter aus.
Wann wir nicht die richtige Wahl sind
Das gehört dazu, sonst ist dieser Text ein Verkaufsgespräch.
Haben Sie nur eine Bestandsfrage und sonst keine Systeme, die daran hängen müssen, ist eine leichte, günstige Bestandslösung schneller live und billiger als ein ERP-Projekt. Sitzt Ihre Lagerlogik wirklich am oberen Ende, mit Wave Picking, Zonensteuerung oder komplexem Cross-Docking, ist ein spezialisiertes WMS neben Ihrem ERP die bessere Antwort, und das sagen wir auch. Und stehen Sie noch ganz am Anfang mit einer Handvoll Artikeln, lautet die ehrliche Botschaft, dass Ihre Tabelle in Ordnung ist und Ihr Geld anderswo besser aufgehoben ist.
Unsicher, ob Sie ein Bestandsproblem oder ein Lagerproblem haben? Planen Sie einen unverbindlichen Quickscan, und wir gehen Ihre Artikel, Lagerorte und Auftragsströme durch, bevor irgendetwas angeschafft wird.
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