Je zoekt contractmanagement software. Wat je vindt is een markt waarin drie totaal verschillende producten onder dezelfde naam worden verkocht, met prijzen die een factor twintig uit elkaar liggen. Voordat je gaat vergelijken, is het de moeite waard om vast te stellen welk van de drie je eigenlijk zoekt.
Kort antwoord: er zijn drie categorieen. Een contractregister beantwoordt welke contracten je hebt, wanneer ze aflopen en wie getekend heeft. Terugkerende facturatie zet contracten om in periodieke facturen en beheert verlengingen. Contract lifecycle management ondersteunt het opstellen en onderhandelen zelf, met clausulebibliotheken en goedkeuringsstromen. De meeste MKB-bedrijven bedoelen de eerste, kopen soms de tweede, en hebben de derde vrijwel nooit nodig.
De drie categorieen
Categorie 1: het contractregister. Dit is wat de meeste bedrijven werkelijk zoeken. De vraag erachter is bijna altijd dezelfde: welke contracten lopen er, wanneer moeten we opzeggen of verlengen, en waar ligt het getekende exemplaar. Het probleem is meestal niet dat er geen systeem is, maar dat de contracten verspreid liggen over mailboxen, een netwerkschijf en het hoofd van iemand die er over drie jaar niet meer werkt.
Categorie 2: terugkerende facturatie. Hier gaat het niet om de afspraak maar om het geld dat eruit komt. Welke factuur gaat wanneer de deur uit, wat gebeurt er bij verlenging, hoe volg je je terugkerende omzet. Dit is een wezenlijk andere vraag dan categorie 1, ook al hangt hij eraan vast.
Categorie 3: contract lifecycle management. Het opstellen en onderhandelen zelf: clausulebibliotheken, versies naast elkaar leggen, goedkeuringsrondes langs juridische zaken en directie. Een echte categorie met echte waarde, maar voor organisaties waar contracten opstellen het werk is en niet de bijkomstigheid.
Hoe je vaststelt welke je hebt
Een simpele test. Beantwoord de vraag: wat ging er de laatste keer mis?
Ben je een opzegtermijn misgelopen of stond je huur ineens weer voor een jaar vast, dan is dat categorie 1. Klopte er een factuur niet, of ging er een verlenging de deur uit tegen het oude tarief, dan is dat categorie 2. Duurde het drie weken voor een contract getekend was omdat het rondging langs vier mensen, dan is dat categorie 3.
De meeste bedrijven die bij ons komen met “we willen iets voor contractmanagement” hebben categorie 1 en soms 2. Categorie 3 komen we zelden tegen in het MKB, en als we hem tegenkomen sturen we door.
Waar Odoo wel en niet in past
We zijn hier expliciet, want dit is waar een verkooppraatje makkelijk zou zijn.
Sterk: terugkerende facturatie. Odoo Abonnementen doet dit goed. Terugkerende producten en diensten, automatische facturatie, verlengingen handmatig of automatisch, upsell meenemen bij verlenging, en batchweergaven om te zien welke klanten aan verlenging toe zijn. Er zijn instelbare waarschuwingen die afgaan zodra een abonnement aan voorwaarden voldoet die je zelf bepaalt, met een mail, een activiteit of een aanpassing als gevolg. En de klant ziet zijn eigen contracten en opties terug in het portaal. Dat werken we verder uit in abonnementenbeheer in Odoo.
Werkbaar maar niet kant-en-klaar: het contractregister. Odoo heeft Documenten voor de bestanden en activiteiten met herinneringen voor de data. Daarmee kun je een register bouwen dat prima functioneert, inclusief opzegtermijnen die op tijd op iemands scherm verschijnen. Maar wees eerlijk over wat dat is: inrichting, geen module die je aanzet. Als een contractregister je enige vraag is en je verder niets in Odoo doet, is een licht los pakket sneller klaar.
Niet doen: CLM. Clausulebibliotheken, redlining, goedkeuringsstromen langs meerdere partijen. Daar is Odoo niet voor gebouwd en wij ook niet. Zoek daarvoor een specialist.
Wat Odoo wel toevoegt is de plek waar het contract vandaan komt: de offerte, de order en de klant staan al in hetzelfde systeem. Een contract dat losstaat van de verkooporder waar het uit voortkwam, is een tweede administratie die je gaat bijhouden.
De vraag onder de vraag
Bij bijna elk contractmanagement-gesprek dat wij voeren blijkt het echte probleem niet de software maar de eigenaar. Contracten lopen niet mis omdat er geen systeem is, maar omdat niemand er verantwoordelijk voor is. Een pakket kopen zonder die vraag te beantwoorden levert een leeg systeem op waarin over twee jaar dezelfde contracten ontbreken als nu.
Onze eerlijke volgorde is dus: eerst bepalen wie eigenaar is en welke contracten er zijn, dan pas kijken waar ze in moeten. Dat is minder leuk dan software vergelijken en het scheelt meer geld.
Twijfel je welke van de drie je nodig hebt? Plan een vrijblijvende Quickscan en we lopen je contracten, verlengingen en facturatiestromen door voordat er iets wordt aangeschaft.
Meer lezen: Abonnementenbeheer in Odoo · Odoo voor lease- en verhuurbedrijven · Odoo ERP