Sie suchen Vertragsmanagement Software. Was Sie finden, ist ein Markt, in dem drei völlig verschiedene Produkte unter demselben Namen verkauft werden, zu Preisen, die um den Faktor zwanzig auseinanderliegen. Bevor Sie vergleichen, lohnt es sich festzustellen, welches der drei Sie eigentlich suchen.
Kurze Antwort: Es gibt drei Kategorien. Ein Vertragsregister beantwortet, welche Verträge Sie haben, wann sie auslaufen und wer unterschrieben hat. Wiederkehrende Abrechnung macht aus Verträgen periodische Rechnungen und verwaltet Verlängerungen. Contract Lifecycle Management unterstützt das Aufsetzen und Verhandeln selbst, mit Klauselbibliotheken und Freigabeprozessen. Die meisten mittelständischen Unternehmen meinen die erste, kaufen manchmal die zweite und brauchen die dritte so gut wie nie.
Die drei Kategorien
Kategorie 1: das Vertragsregister. Das ist es, wonach die meisten Unternehmen tatsächlich suchen. Die Frage dahinter ist fast immer dieselbe: Welche Verträge laufen, wann müssen wir kündigen oder verlängern, und wo liegt das unterschriebene Exemplar. Das Problem ist meist nicht, dass kein System existiert, sondern dass die Verträge über Postfächer, ein Netzlaufwerk und den Kopf einer Person verteilt sind, die in drei Jahren nicht mehr hier arbeitet.
Kategorie 2: wiederkehrende Abrechnung. Hier geht es nicht um die Vereinbarung, sondern um das Geld, das daraus entsteht. Welche Rechnung geht wann raus, was passiert bei der Verlängerung, wie verfolgen Sie wiederkehrende Umsätze. Das ist eine grundlegend andere Frage als Kategorie 1, auch wenn sie daran hängt.
Kategorie 3: Contract Lifecycle Management. Das Aufsetzen und Verhandeln selbst: Klauselbibliotheken, Versionsvergleiche, Freigaberunden über Recht und Geschäftsführung. Eine echte Kategorie mit echtem Wert, aber für Organisationen, in denen das Aufsetzen von Verträgen die Arbeit ist und nicht die Nebensache.
Wie Sie feststellen, welche Sie haben
Ein einfacher Test. Beantworten Sie: Was ist beim letzten Mal schiefgegangen?
Haben Sie eine Kündigungsfrist verpasst, oder hat sich Ihr Mietvertrag stillschweigend um ein Jahr verlängert? Das ist Kategorie 1. War eine Rechnung falsch, oder ging eine Verlängerung zum alten Tarif raus? Das ist Kategorie 2. Hat ein Vertrag drei Wochen bis zur Unterschrift gebraucht, weil er über vier Personen lief? Das ist Kategorie 3.
Die meisten Unternehmen, die zu uns kommen und sagen “wir wollen etwas für Vertragsmanagement”, haben Kategorie 1 und manchmal 2. Kategorie 3 begegnet uns im Mittelstand selten, und wenn doch, verweisen wir weiter.
Wo Odoo passt und wo nicht
Wir sind hier deutlich, denn ein Verkaufsgespräch wäre einfach.
Stark: wiederkehrende Abrechnung. Odoo Abonnements macht das gut. Wiederkehrende Produkte und Leistungen, automatische Rechnungsstellung, Verlängerungen manuell oder automatisch, Upsells bei der Verlängerung und Sammelansichten, welche Kunden zur Verlängerung anstehen. Es gibt konfigurierbare Warnungen, die auslösen, sobald ein Abonnement Bedingungen erfüllt, die Sie selbst festlegen, mit einer E-Mail, einer Aktivität oder einer Anpassung als Folge. Und Kunden sehen ihre eigenen Verträge und Optionen im Portal. Das führen wir in Abo-Verwaltung in Odoo weiter aus.
Machbar, aber nicht fertig ab Werk: das Vertragsregister. Odoo hat Dokumente für die Dateien und Aktivitäten mit Erinnerungen für die Termine. Damit lässt sich ein Register bauen, das gut funktioniert, inklusive Kündigungsfristen, die rechtzeitig auf einem Bildschirm auftauchen. Aber seien Sie ehrlich, was das ist: Einrichtung, kein Modul, das Sie einschalten. Ist ein Vertragsregister Ihre einzige Frage und machen Sie sonst nichts in Odoo, ist eine leichte Einzellösung schneller live.
Nicht tun: CLM. Klauselbibliotheken, Redlining, Freigabeprozesse über mehrere Parteien. Dafür ist Odoo nicht gebaut und wir auch nicht. Suchen Sie dafür einen Spezialisten.
Was Odoo hinzufügt, ist der Ort, aus dem der Vertrag stammt: Angebot, Auftrag und Kunde stehen bereits im selben System. Ein Vertrag, der getrennt von dem Auftrag lebt, aus dem er entstanden ist, ist eine zweite Verwaltung, die Sie pflegen werden.
Die Frage unter der Frage
In fast jedem Vertragsmanagement-Gespräch, das wir führen, stellt sich heraus, dass das eigentliche Problem nicht die Software ist, sondern die Zuständigkeit. Verträge laufen nicht schief, weil es kein System gibt, sondern weil niemand dafür verantwortlich ist. Ein Paket zu kaufen, ohne das zuerst zu klären, ergibt ein leeres System, in dem in zwei Jahren dieselben Verträge fehlen wie heute.
Unsere ehrliche Reihenfolge lautet deshalb: erst festlegen, wer zuständig ist und welche Verträge existieren, dann schauen, wo sie hineingehören. Das ist weniger unterhaltsam als Software zu vergleichen und spart mehr Geld.
Unsicher, welches der drei Sie brauchen? Planen Sie einen unverbindlichen Quickscan, und wir gehen Ihre Verträge, Verlängerungen und Abrechnungsströme durch, bevor irgendetwas angeschafft wird.
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