Je verkoopt je product voor 2 euro aan een supermarktketen, je kostprijs is 1,20, dus je marge is 40 procent. Behalve dat dat niet waar is. Er ging een folderweek overheen, er kwam een factuur achteraf voor het actieverschil, en aan het eind van het jaar staat er een bijdrage van een paar procent van je omzet op de rekening. Wie aan grote retailers levert krijgt twee marge-vreters cadeau - actiekortingen en jaarafspraken - en de meeste bedrijven boeken ze weg onder marketingkosten. Precies daar zie je ze nooit meer terug. Dit is waarom ze bovenin je P&L horen.
De twee dingen die je marge opeten
Zodra je zaken doet met een grote retailer, krijg je twee posten die je bij een gewone klant niet hebt.
De eerste zijn actiekortingen. Je product gaat in de actie - twee halen een betalen, een folderweek, een schappositie - en dat kost geld. In de praktijk zie je twee vormen. Soms loopt het vooraf, via een tijdelijke prijslijst: gedurende de actieperiode betaalt de retailer simpelweg een lagere inkoopprijs. Netjes, want dan staat de korting meteen goed in je verkooporder. Maar vaak loopt het achteraf: de retailer stuurt jou een factuur voor het verschil, nadat de actie is gelopen en jouw omzet al lang en breed is geboekt. Dat is de variant die verrast.
De tweede zijn jaarafspraken. Bijdragen die je jaarlijks betaalt, meestal als percentage van je omzet bij die retailer, soms als vast bedrag. Ze staan in je handelsvoorwaarden en ze zijn niet optioneel.
Allebei hebben ze hetzelfde effect: van elke euro die je bij die klant omzet, houd je minder over dan je verkoopprijs suggereert. En allebei worden ze standaard op de verkeerde plek geboekt.
Waarom “onder marketing” een dure gewoonte is
Ga even mee in hoe het gaat. De factuur van de retailer voor die actie ziet eruit als een inkoopfactuur. Hij komt binnen bij de crediteurenadministratie, iemand moet er een grootboekrekening bij kiezen, en “promotiekosten” of “marketing” is de meest logische bak. Klaar. Diezelfde reflex geldt voor de jaarbijdrage.
Administratief begrijpelijk. Bedrijfsmatig funest. Want wat je nu hebt gedaan is dit: je hebt de kosten van het verkopen aan die retailer verplaatst naar een kostenpost waar niemand naar kijkt als hij zijn marge beoordeelt. Je brutomarge ziet er prachtig uit - je verkocht immers voor 2 euro - en ergens onderaan, tussen je advertentiebudget en je beursstand, staat het geld dat je marge in werkelijkheid heeft opgegeten.
Het gevolg is een stuurfout, geen boekhoudfout. Je gaat sturen op een marge die niet bestaat. Je vergelijkt artikelen met elkaar op een percentage dat voor het ene product klopt en voor het andere niet, omdat het ene wél in de actie ging en het andere niet. Je onderhandelt over inkoopprijzen om een halve procent te winnen, terwijl er drie procent verdwijnt in een post die je niet bekijkt. En bij de retailer waar je het hardst groeit - en dus de meeste acties draait en het hoogste bijdragepercentage betaalt - is het verschil tussen de papieren en de echte marge het grootst.
Waar het wel hoort
De eerlijke plek is bovenin, in mindering op je omzet. Want dat is wat het is: je hebt hetzelfde product verkocht voor minder geld. Een actiekorting is geen uitgave, het is een gederfde opbrengst. Een jaarbijdrage die als percentage van je omzet loopt, is geen marketingcampagne, het is de prijs van het schap.
Zet je die twee bij de omzet, dan gebeurt er iets nuttigs: je P&L begint met bruto-omzet, trekt de actiekortingen en de jaarafspraken eraf, en komt uit op een netto-omzet die daadwerkelijk is wat de klant je heeft opgeleverd. Pas daaronder komt je kostprijs, en pas dan een marge waar je op kunt sturen. Je ziet per retailer wat het echt oplevert, en per artikel of dat product zonder actie überhaupt rendabel is.
Dat inzicht is niet academisch. Het is het verschil tussen weten dat je groeit en weten of je groei geld oplevert.
Hoe je dit in Odoo inricht
De techniek is niet het moeilijke deel, de keuze vooraf is dat. Concreet zijn het drie dingen.
Aparte grootboekrekeningen. Actiekortingen en jaarafspraken krijgen hun eigen omzetrekeningen, in de omzetsectie, niet in de kostensectie. Een factuur van de retailer voor een actieverschil boek je dus niet op promotiekosten maar op de rekening actiekortingen, waar hij je omzet verlaagt.
Rapportverdichting. Je P&L-indeling in Odoo bepaalt hoe die rekeningen optellen. Zet je verdichting zo dat bruto-omzet, kortingen en netto-omzet als afzonderlijke regels bovenin verschijnen, dan leest je resultatenrekening als het verhaal hierboven in plaats van als een bak grootboekrekeningen.
Analytische boekhouding. Hiermee hang je elke boeking aan een klant en een productgroep. Dat is wat je toestaat om de vraag “wat verdien ik aan deze retailer” en “wat verdien ik aan dit artikel” apart te beantwoorden, inclusief de kortingen die erop drukken.
Geen van drieën is maatwerk. Het is inrichting. Maar het is inrichting die je aan het begin doet, want dit is het klassieke voorbeeld van iets wat achteraf duur wordt: wie later inzicht wil, moet vandaag al op de juiste rekeningen boeken. Boekingen uit het verleden herverdelen over rekeningen die je toen niet had, is handwerk waar niemand vrolijk van wordt.
De eerlijke nuance
Dit is een keuze, geen wet. Er zijn accountants die actiekortingen liever als kosten zien, en er zijn situaties waarin een bijdrage écht een marketingdienst is die je afneemt - een advertentie in de folder die je ook los had kunnen kopen, bijvoorbeeld. Die hoort dan wél bij marketing.
Het punt is niet dat er één goed antwoord is. Het punt is dat de meeste bedrijven deze keuze nooit bewust maken. De post belandt waar de crediteurenadministratie hem het makkelijkst kwijt kan, en daarna stuurt het hele bedrijf jarenlang op een marge die een paar procent te hoog is. Maak de keuze bewust, leg vast waarom, en zorg dat je rapportage laat zien wat je wilt weten.
Kort samengevat
Verkopen aan grote retailers kost je actiekortingen en jaarafspraken. Boek je ze onder marketingkosten, dan verdwijnen ze uit het zicht en stuur je op een brutomarge die niet bestaat - het hardst bij de klant waar je het snelst groeit. Ze horen bovenin, in mindering op je omzet, want je hebt hetzelfde product voor minder geld verkocht. In Odoo regel je dat met aparte omzetrekeningen, een doordachte P&L-verdichting en analytische boekhouding per klant en artikel. Geen maatwerk, wel een keuze die je aan het begin maakt.
Lever je aan retail en twijfel je of je marge klopt? Plan een vrijblijvende Quickscan en we kijken samen naar je P&L-structuur, je kortingsstromen en wat je er in Odoo van kunt zien.
Meer lezen: EDI-koppeling met een grote retailer · Verkopen zonder eigen magazijn · PIM, EDI en klantenportaal voor groothandel · Van Excel naar Odoo · Wat kost een Odoo-implementatie?