Hotellerie und Gastronomie professionell beliefern
Hotel Supply International BV beliefert die professionelle Gastronomie und Hotellerie mit allem, was für den Betrieb benötigt wird: Bettwäsche, Handtücher, Tafelgeschirr, Zimmeraccessoires und betriebliche Verbrauchsmaterialien. Ihre Kunden reichen von unabhängigen Hotels und Boutiquerestaurants bis hin zu größeren Hotelgruppen mit mehreren Häusern.
In einem dreisprachigen Markt – Niederländisch, Englisch und Deutsch – mit einem etablierten Webshop, einem vorhandenen Buchhaltungssystem und einem wachsenden Kundenstamm benötigte Hotel Supply International einen Weg, den Betrieb zusammenzuführen, ohne die Werkzeuge zu ersetzen, die bereits funktionierten.
Bewährtes beibehalten, Fehlendes ergänzen
Das Leitprinzip dieses Projekts war Integration, nicht Ersatz. Hotel Supply International hatte zwei etablierte Systeme: einen WooCommerce-Webshop, der gut funktionierte und einen SEO-Wert hatte, den man nicht verlieren wollte, sowie Twinfield als Buchhaltungsplattform. Beide sollten erhalten bleiben.
Was fehlte, war eine operative Schicht dazwischen – ein System, das Bestellungen aus WooCommerce empfangen, Lager und Einkauf verwalten, Versand und Auftragserfüllung abwickeln und die daraus resultierenden Finanztransaktionen ohne manuellen Dateneintrag an Twinfield weiterleiten kann.
Odoo wurde als dieser operative Kern eingeführt. Die WooCommerce-Integration bringt Online-Bestellungen direkt in den Vertriebs- und Lagerfluss von Odoo. Lagerbestände werden zurück an WooCommerce synchronisiert, sodass der Webshop stets die tatsächliche Verfügbarkeit widerspiegelt. Wenn eine Bestellung in Odoo erfüllt und in Rechnung gestellt wird, werden die Buchhaltungsdatensätze automatisch nach Twinfield übertragen – das bewährte Workflow des Finanzteams bleibt unverändert.
Dreisprachiges Team und Schulungen
Das Team von Hotel Supply International arbeitet auf Niederländisch, Englisch und Deutsch. Kundenkommunikation und Produktkatalog werden in allen drei Sprachen gepflegt. FANATICS hat Schulungen in allen drei Sprachen durchgeführt, und die Odoo-Oberfläche ist so konfiguriert, dass sie der Sprachpräferenz jedes Nutzers entspricht.
Die mehrsprachige Funktionalität erstreckt sich auch auf kundengerichtete Dokumente: Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen werden in der bevorzugten Sprache des Kunden erstellt – ein wichtiges Detail für die deutschsprachigen Hotelkunden.
Ergebnis
Hotel Supply International arbeitet jetzt mit einem vernetzten System: WooCommerce für den Online-Vertrieb, Odoo für den Betrieb und Twinfield für die Buchhaltung. Bestellungen fließen automatisch durch, der Lagerbestand ist sowohl im Webshop als auch im Lager korrekt, und das Finanzteam arbeitet in derselben Twinfield-Umgebung wie immer. Die von FANATICS entwickelte Integrationsschicht hat die manuelle Arbeit beseitigt, die diese Systeme zuvor verband.
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