Wo Kultur auf operative Komplexität trifft
Hart Haarlem ist eine bedeutende Kultur- und Veranstaltungsstätte in Haarlem, einer historischen Stadt in der niederländischen Provinz Nordholland. Das Haus beherbergt Theateraufführungen, Konzerte, Konferenzen und eine Vielzahl von kulturellen Veranstaltungen. Darüber hinaus vermietet es Flächen an externe Organisationen und Unternehmen, verwaltet subventionierte Kulturprojekte und betreibt einen Online-Shop neben dem Veranstaltungsbetrieb.
Dieses Mehreinnahmequellen-Modell macht Hart Haarlem zu einem interessanten Odoo-Projekt. Die meisten Kultureinrichtungen nutzen ein primäres System – eine Ticketingplattform oder ein Raumbuchungstool – und überbrücken die Lücken mit Tabellen und separater Rechnungssoftware. Hart Haarlem entschied sich für einen anderen Weg: eine integrierte Plattform für alles.
Veranstaltungen und Ticketing
Das Odoo Events-Modul wurde so konfiguriert, dass es den Programmierkalender von Hart Haarlem abdeckt: Einzelveranstaltungen, mehrtägige Festivals und wiederkehrende Reihen. Jede Veranstaltung hat ihre eigene Kapazität, Preisstufen und zugehörige Ressourcen. Ticketverkäufe fließen direkt in die Buchhaltung ein und eliminieren manuelle Abstimmungen zwischen einem Ticketingsystem und einem separaten Finanzwerkzeug.
Für das Programmierteam bedeutet die Arbeit im gleichen System wie die Finanzabteilung, dass Erlösberichte pro Veranstaltung in Echtzeit verfügbar sind – ohne Warten auf einen Export oder eine monatliche Abstimmung. Für die Finanzabteilung wird jeder Ticketverkauf, jede Stornierung und jede Rückerstattung automatisch verbucht.
Raumvermietung und Kundenportal
Die Vermietung von Veranstaltungssälen ist eine bedeutende Einnahmequelle für Hart Haarlem. Regelmäßige Mieter – Unternehmen, Kulturorganisationen und Veranstalter, die das Haus wiederholt nutzen – benötigten eine Möglichkeit, ihre Buchungen einzusehen, auf Rechnungen zuzugreifen und ihre Beziehung zur Einrichtung zu verwalten, ohne für jede Information anrufen oder mailen zu müssen.
FANATICS hat auf Basis von Odoos Standard-Kundenportal ein maßgeschneidertes Mieterportal entwickelt. Stammkunden melden sich an und sehen ihre bevorstehenden und vergangenen Buchungen, laden Rechnungen herunter und verfolgen den Status ihrer Mietverträge. Für Mieter, die Hart Haarlem über eine gesamte Saison hinweg regelmäßig nutzen, bedeutet diese Self-Service-Funktion eine merkliche Reduzierung des administrativen Hin-und-Hers.
Das CRM-Modul unterstützt die kommerzielle Seite der Raumvermietung: Interessentenmanagement, Pflege von Beziehungen zu Stammkunden und Überwachung der Pipeline für größere Veranstaltungen und Firmenbuchungen.
Subventionierte Projekte
Kulturorganisationen in den Niederlanden betreiben häufig eine Mischung aus kommerziellen und subventionsfinanzierten Aktivitäten. Hart Haarlem verwaltet ein Portfolio von Kulturprojekten, die ganz oder teilweise aus kommunalen oder provinziellen Zuwendungen finanziert werden. Das Projects-Modul erfasst Stunden, Kosten und Lieferergebnisse je Projekt und liefert die für die Subventionsberichterstattung erforderliche Dokumentation.
eCommerce und laufender Betrieb
Der Online-Shop von Hart Haarlem – mit Merchandising-Artikeln, Geschenkgutscheinen und verwandten Produkten – läuft über das Odoo eCommerce-Modul, das in dasselbe Lager- und Buchhaltungsfundament integriert ist wie der Rest der Plattform. Online-Bestellungen fließen direkt in Erfüllung und Finanzwesen ein.
Das System ging 2025 live und ist seit 2026 aktiv in Betrieb. Hart Haarlem erweitert die Nutzung der Plattform kontinuierlich, je vertrauter das Team mit den Möglichkeiten des Systems wird.
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