Het meeste van ons werk begint bij een bedrijf in een land. Dan besluit een groep hier iets te openen, en komt er een ander soort vraag binnen: niet “welke modules hebben we nodig” maar “wat eist dit land dat het onze niet eist, en wat doet dat met het systeem dat we al draaien”. De oprichting zelf is het werk van je notaris en belastingadviseur. Wat er daarna op het bord van het ERP-team belandt, staat vrijwel nergens opgeschreven. Zit je zelf aan de Nederlandse kant van zo’n groep, dan is dit ook het stuk waarmee je aan het hoofdkantoor uitlegt waarom het hier anders werkt.
Kort antwoord: een Nederlandse entiteit registreert zich voor de Nederlandse btw en doet een eigen aangifte, standaard per kwartaal, plus een ICP-opgaaf van haar zakelijke leveringen aan btw-geregistreerde afnemers elders in de EU. Voert ze in van buiten de EU, dan wil ze de artikel 23-vergunning, die de invoer-btw van de grens naar de aangifte verlegt en die je als buitenlands bedrijf niet zelf kunt aanvragen. Het rekeningschema wordt opnieuw opgebouwd in plaats van vertaald, de jaarrekening van een bv is openbaar, en de loonadministratie kent eigen regels. In je ERP betekent dat een tweede bedrijf met een eigen rekeningschema, btw-regime en aangiftekalender naast de moeder, geen tweede systeem.
Waarom een Odoo-partner dit schrijft
Even helder over wat dit wel en niet is: wij zijn niet je notaris, je belastingadviseur of een formation agent, en niets hier vervangt die. Wat we je wel kunnen vertellen is wat elk van deze keuzes met je systeem doet, want dat is het deel dat bij ons terechtkomt zodra de entiteit bestaat en niemand de aangiftes, het rekeningschema of de tweede btw-kalender had ingepland.
We leveren Odoo internationaal, ook in landen waar Odoo geen fiscale lokalisatie had en we er zelf een hebben gebouwd. Deze pagina gaat de andere richting op: niet een Nederlandse groep die uitbreidt, maar een buitenlandse groep die hier landt. Breid je juist zelf uit, dan is internationale boekhouding koppelen aan Odoo het bijbehorende stuk, waarin we uitwerken welke landenboekhouding in je systeem hoort en welke je beter lokaal houdt en koppelt.
Wat elke buitenlandse entiteit hier tegenkomt
Zes dingen gelden ongeacht waar je moeder zit.
- Bv of vestiging. Een bv is een zelfstandige rechtspersoon met een eigen gedeponeerde jaarrekening. Een vestiging is een geregistreerde aanwezigheid van het buitenlandse bedrijf en geen aparte rechtspersoon. Je adviseur bepaalt welke; je ERP moet het weerspiegelen.
- Inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Elke entiteit schrijft zich in bij de KVK, en die inschrijving is openbaar, inclusief de gedeponeerde jaarrekening van een bv.
- Nederlandse btw en het aangifteritme. De Nederlandse entiteit registreert zich voor de btw en doet een eigen aangifte, standaard per kwartaal. Het btw-nummer van de moeder dekt dat niet.
- De ICP-opgaaf. Een aparte melding van je zakelijke leveringen aan btw-geregistreerde afnemers in andere EU-landen, ingediend naast de btw-aangifte. Dit is de meest gemiste verplichting van dit lijstje.
- Het rekeningschema. Nederland kent een breed gebruikt referentieschema, het RGS, maar dat is een referentie en geen strak wettelijk sjabloon. De Nederlandse praktijk laat hier meer vrij dan verschillende buurlanden, wat bevrijdend of verontrustend werkt afhankelijk van waar je vandaan komt.
- Loonadministratie en de expatregeling. De Nederlandse loonheffing kent eigen regels, en de regeling voor ingekomen werknemers, lang bekend als de 30%-regeling en inmiddels de expatregeling, wordt versoberd: tot en met 2026 blijft het 30 procent, vanaf 2027 wordt het 27 procent en gaat de salarisnorm naar 50.436 euro.
De btw-aangifte, en de twee dingen die ernaast staan
Dit verdient een eigen sectie, want dit is het deel dat elk kwartaal werk oplevert zolang de entiteit bestaat.
De btw-aangifte gaat naar de Belastingdienst, standaard per kwartaal en maandelijks als je volume of historie daarom vraagt. Hij salderteert wat je in rekening bracht tegen wat je betaalde, dus anders dan een Amerikaanse sales tax-aangifte is het geen pure afdracht. Mis je het ritme, dan zijn de gevolgen administratief eerder dan dramatisch, maar de aangiftekalender is een reele operationele verplichting die vanaf maand een iemand moet dragen.
Er staan twee dingen naast.
De ICP-opgaaf. Voluit opgaaf intracommunautaire prestaties: een melding van je zakelijke leveringen aan btw-geregistreerde afnemers in andere EU-landen, ingediend naast de btw-aangifte. Elk EU-land kent een equivalent, meestal EC Sales List genoemd. Is je moeder Duits, Belgisch of Frans, dan komt dit bekend voor. Is hij Brits, Amerikaans of Chinees, dan bestaat er thuis geen tegenhanger, en dit is de verplichting die het meest betrouwbaar wordt vergeten tot de eerste herinnering binnenkomt.
De artikel 23-vergunning. Voert de Nederlandse entiteit goederen in van buiten de EU, dan is dit het waardevolste punt op deze pagina. Zonder vergunning betaal je de invoer-btw aan de grens en vraag je die later terug, dus is het geld er in de tussentijd uit. Met een artikel 23-vergunning geef je de invoer-btw aan en trek je die af op dezelfde aangifte, wat per saldo op nul uitkomt en het geld in het bedrijf houdt. Voor wie containers invoert is dat verschil in werkkapitaal een groot deel van de reden dat groepen Nederland uberhaupt kiezen voor hun EU-entiteit.
De adder onder het gras verrast bijna iedereen: een buitenlands bedrijf kan een artikel 23-vergunning niet zelf aanvragen. Je moet hier gevestigd zijn en meer dan eenmaal van buiten de EU hebben ingevoerd. Een buitenlandse ondernemer werkt via een fiscaal vertegenwoordiger, die de vergunning namens jou aanvraagt of je onder de zijne laat werken, en die de invoer-btw aangeeft en aftrekt. Daarnaast moet je een administratie voeren waaruit de verschuldigde invoer-btw apart blijkt, en dat is een systeemeis en geen papierwerkeis.
Precies op dat laatste punt verdient het ERP zijn plek: de aangifte, de ICP-opgaaf en het aparte invoer-btw-spoor horen te volgen uit transacties die er al in staan, niet uit een kwartaalreconstructie in een spreadsheet.
Waar teams op stuklopen, per land van herkomst
| Komend uit | Wat teams meestal verrast | Wat het verandert in je ERP |
|---|---|---|
| Verenigd Koninkrijk | Thuis bestaat geen ICP-equivalent, en na Brexit zit je Nederlandse entiteit binnen de EU terwijl de moeder erbuiten staat | Een tweede btw-regime plus een EU-specifieke opgaaf die het Britse systeem nooit hoefde te produceren |
| Duitsland | Het rekeningschema laat zich niet mappen: SKR03 en SKR04 hebben geen Nederlandse tegenhanger, en de door de Steuerberater gevoerde boekhouding is hier minder de norm | Rekeningschema en btw-codes opnieuw opgebouwd in plaats van vertaald; boekhouding vaker in eigen huis |
| Belgie | Je moeder loopt waarschijnlijk voor, niet achter: binnenlandse B2B-e-facturatie via Peppol is in Belgie verplicht sinds januari 2026, hier nog niet | De Nederlandse entiteit heeft vandaag mogelijk minder nodig dan je denkt, en meer zodra de Nederlandse B2B-verplichting landt |
| Frankrijk | Het Plan Comptable General schrijft voor; de Nederlandse praktijk niet, wat overkomt als ontbrekende structuur in plaats van vrijheid | Minder opgelegde grootboekcodes, dus je groep heeft eigen mappingdiscipline nodig |
| Verenigde Staten | Btw is geen sales tax met een andere naam; het is een ander mechanisme, terugvorderbaar en periodiek aangegeven. Boekjaren lopen hier meestal gelijk met het kalenderjaar | Een belastingmotor en aangiftekalender zonder Amerikaans equivalent, en mogelijk een afwijkende rapportageperiode ten opzichte van de moeder |
| China | Geld verplaatsen gaat niet wrijvingsloos, en een fapiao bestaat hier niet: in Nederland is de factuur die je zelf opmaakt het document | Intercompany-afwikkeling vraagt planning, en de Nederlandse entiteit heeft geen fapiao-workflow om na te bouwen |
Een notitie bij de twee die het verst uit elkaar liggen
Kom je uit de VS, dan is het btw-gat conceptueel en niet administratief. Sales tax wordt aan het eind van de keten geheven en is een kostenpost voor de koper. Btw wordt bij elke stap geheven en onderweg door bedrijven teruggevorderd, dus je Nederlandse entiteit int en vordert tegelijk, en de aangifte salderteert die twee. Teams die het behandelen als “Europese sales tax” richten het in als een tarief en kunnen de balans daarna niet verklaren. Het moet gemodelleerd worden als wat het is.
Kom je uit China, dan is de fapiao-gewoonte het ding om af te leren. In China wordt de fapiao uitgegeven via het belastingsysteem en is dat wat een transactie echt maakt. Hier bestaat geen equivalent. Een Nederlandse factuur is een document dat je zelf opmaakt, en de geldigheid ervan berust op de vereiste gegevens die erop staan, niet op uitgifte door de overheid. Groepen met een Chinese boekhouding naast een Europese raken dit van twee kanten, wat we uitwerken in Chinese boekhouding in Odoo.
Wat dit betekent in het systeem
Niets van het bovenstaande vraagt om een apart Nederlands systeem. Het vraagt dat het systeem dat je hebt twee sets regels tegelijk kan dragen.
- Meerdere bedrijven in een database, elk met een eigen rekeningschema, btw-regime, valuta en rapportage. De Nederlandse entiteit volgt de Nederlandse btw terwijl de moeder haar eigen regels volgt.
- De Nederlandse fiscale lokalisatie, die het rekeningschema en de btw-codes meebrengt, zodat de btw-aangifte en de ICP-opgaaf voortkomen uit transacties die er al in staan in plaats van uit een spreadsheet aan het eind van het kwartaal.
- Intercompany-boekingen en consolidatie, zodat groepsrapportage interne stromen elimineert in plaats van dubbel te tellen.
- Meerdere valuta waar de moeder niet in euro rapporteert.
- Salarisadministratie gekoppeld, niet geforceerd. Nederlandse salarisadministratie is beperkt in standaard Odoo, dus we koppelen een specialist en boeken de journaalposten terug. Dat is de eerlijke afspraak in plaats van een claim die we later moeten terugnemen.
De beslissing die echt geld kost als je hem verkeerd neemt is geen van deze instellingen. Het is of de Nederlandse boekhouding uberhaupt in het groepssysteem thuishoort, of lokaal blijft bij een accountant en gekoppeld wordt. Die keuze verdient een eigen analyse, en daarover gaat internationale boekhouding koppelen aan Odoo.
Wat we je zouden zeggen voordat je het vraagt
Twee dingen, in de geest van hoe we werken.
Is je Nederlandse entiteit een klein verkoopkantoor met een handvol facturen per maand, dan is het in het groeps-ERP zetten misschien meer machinerie dan het probleem verdient. Een lokale boekhouder en een periodieke journaalpost is soms het juiste antwoord, en dan zeggen we dat.
En gaat het werkelijke probleem over oprichting, vestigingsplaats of welke structuur fiscaal het gunstigst is, dan zijn wij de verkeerde partij. Spreek eerst een Nederlandse belastingadviseur. Kom terug zodra de entiteit bestaat en de vraag wordt wat je systeem daarmee moet.
Open je een Nederlandse entiteit en weet je niet wat dat met je systemen doet? Plan een vrijblijvende Quickscan en we brengen je entiteiten, aangiftes en koppelstrategie in kaart voordat er iets wordt ingericht.
Meer lezen: Internationale boekhouding koppelen aan Odoo · Chinese boekhouding in Odoo: l10n_cn, fapiao en Golden Tax · Odoo voor internationale uitrol · Odoo hosting en datalocatie internationaal · Wat wij anders doen