HR Subsidie Specialist ist eine Amsterdamer Beratung, die Unternehmen bei der Beantragung und Abrechnung von Innovationsförderungen wie der niederländischen WBSO unterstützt. Die Arbeit erfordert detaillierte Stundenerfassungen, langfristige Kundenakten und strenge Fristen pro Antrag. Ein Feld, in dem eine verpasste Rechnung oder eine vergessene Stunde direkt Geld kostet.
Die Herausforderung
Für eine Beratung in diesem Segment vermischen sich Kundenbeziehung, laufende Anträge, Stunden und Rechnungsstellung, wenn sie nicht in einem System liegen. Ronald und das Team arbeiteten mit separaten Tools für CRM, Projekte und Rechnungsstellung. Das funktionierte bis zu einer bestimmten Größe, aber Wachstum bedeutete mehr Akten, mehr Personen und mehr Risiko, dass eine Stunde oder ein Meilenstein aus dem Blickfeld verschwand.
Der Wunsch war kein schweres ERP, sondern eine Plattform, die zur Arbeitsweise einer Beratung passt: Beziehungen pflegen, Projekte steuern, Stunden buchen, fakturieren.
Der Ansatz
Wir haben Odoo um die Arbeitsweise von HR Subsidie Specialist herum eingerichtet:
- CRM für Beziehungen mit Auftraggebern und Partnern wie Steuerberatern und Buchhaltern.
- Projekte für jeden laufenden WBSO- oder Förderantrag, mit Meilensteinen, Fristen und zugehörigen Stunden.
- Zeiterfassung pro Mitarbeiter pro Projekt, mit direkter Verbindung zur Rechnungsstellung.
- Vertrieb und Buchhaltung für Angebote, Rechnungen und Umsatzsteuer.
Alles in einer Datenbank, sodass eine gebuchte Stunde sofort in der Projektakte, im Bericht der fakturierbaren Stunden und in der Rechnungsvorbereitung sichtbar ist.
Ergebnis
Seit 2024 arbeiten Ronald, Wesly und Koen aus einem System. Kundenkontakt, Projektfortschritt, Stunden und Rechnungsstellung sitzen am selben Ort. Eine auf einen Antrag gebuchte Stunde fließt ohne Übertippen in die fakturierbare Seite und letztlich in die Rechnung. Was früher zwischen Tools verloren ging, bleibt jetzt sichtbar.
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