Jede ERP-Implementierung hat ein paar davon, und trotzdem schlaegt fast jeder, der die Rolle bekommt, zuerst nach, was das eigentlich ist: der Key User. Die kurze Antwort: der Mitarbeiter, der waehrend der Implementierung seine Abteilung vertritt - er kennt den Prozess, entscheidet bei der Einrichtung mit, testet das System und schult spaeter seine Kollegen. Die lange Antwort ist interessanter, denn diese Rolle laesst Ihr Projekt gelingen oder scheitern. Das tut ein Key User, so viel Zeit kostet es, so unterscheidet sich die Rolle von Projektleiter und Anwendungsbetreuung, und so waehlen Sie die richtigen Leute.
Die Definition, und warum es die Rolle gibt
Ein Key User ist ein gewoehnlicher Mitarbeiter mit einer voruebergehenden Zusatzrolle: waehrend einer ERP- oder Software-Implementierung ist er die Stimme seiner Abteilung oder seines Prozesses. Verkauf, Einkauf, Lager, Buchhaltung - jeder Kernprozess hat idealerweise einen.
Warum gibt es die Rolle? Weil ein Implementierungspartner Ihr System einrichten kann, aber Ihr Unternehmen nicht kennt. Der Consultant weiss, was Odoo kann; der Key User weiss, wie es bei Ihnen wirklich zugeht - inklusive der Ausnahmen, die in keiner Prozessbeschreibung stehen. Ohne dieses Wissen wird ein System danach eingerichtet, wie die Arbeit laufen sollte, und das ist selten, wie sie laeuft. Der Key User ist die Bruecke: er uebersetzt die taegliche Praxis in Einrichtungsentscheidungen, und spaeter das neue System zurueck an seine Kollegen.
Die vier Aufgaben, und die fuenfte, die dazukommt
In der Praxis laeuft die Rolle auf vier Dinge hinaus, in der Reihenfolge des Projekts.
Den Prozess erklaeren. Am Anfang - bei uns in der Fit-Gap-Analyse - erklaert der Key User, wie sein Prozess funktioniert. Nicht die Papierversion, sondern die echte: wo die Ausnahmen sitzen, welche Schritte heimlich in Excel passieren, was schieflaeuft, wenn jemand krank ist. Je ehrlicher diese Geschichte, desto besser die Scoping-Tabelle, die daraus folgt.
Bei der Einrichtung mitentscheiden. Welche Felder sind Pflicht, welche Status hat ein Auftrag, ist diese eine Ausnahme das Einrichten wert, oder schaffen wir sie ab? Das sind keine IT-Fragen, sondern Prozessfragen, und der Key User ist derjenige, der sie beantworten kann.
Mit echten Faellen testen. Nicht den Happy Flow durchklicken, sondern den schwierigen Auftrag vom letzten Monat nachbauen. Die besten Key User testen mit einer Liste echter Praxisfaelle - jeder Fehler, den sie fangen, geht nicht live.
Kollegen schulen. Rund um den Go-live schult der Key User sein eigenes Team, in der Sprache der eigenen Arbeit. Das funktioniert besser als eine generische Schulung von aussen: die Erklaerung handelt von Ihren Auftraegen, Ihren Kunden, Ihren Ausnahmen. In unserer TARGET-Methode ist das ein eigener Schritt - Endnutzer auf ihrer eigenen Arbeit schulen, nicht auf dem System im Allgemeinen.
Und dann die fuenfte, die oft nicht vereinbart wird: nach dem Go-live ist der Key User der erste Ansprechpartner. Kleine Fragen loest er selbst, echte Probleme gibt er weiter. Wer das vorab benennt, verhindert, dass der Helpdesk des Partners in den ersten Wochen mit Fragen volllaeuft, die intern in dreissig Sekunden beantwortet gewesen waeren.
Wie viel Zeit kostet es wirklich?
Mehr, als die meisten Unternehmen einplanen. Rechnen Sie in den intensiven Phasen mit einem halben bis ganzen Tag pro Woche je Key User, mit Spitzen rund um Tests und Go-live. Und hier ist der Punkt, den wir in jeder Durchlaufzeit-Einschaetzung wiederholen: diese Zeit ist kein Kostenposten, sondern der groesste Beschleuniger des Projekts. Entscheidungen, die tagelang liegen bleiben, weil niemand Zeit hat, sind der leiseste Verzoegerer jeder Implementierung.
Die Falle ist vorhersehbar: das Unternehmen benennt seine besten Leute als Key User - logisch, sie kennen den Prozess am besten - macht aber keine Stunden frei. Dann macht der Key User es “nebenbei”, am Freitagnachmittag, und jede Testrunde rutscht eine Woche. Wer die Rolle ernst nimmt, plant sie ein: formell, im Kalender, mit Arbeit, die voruebergehend woanders landet.
Key User, Projektleiter, Anwendungsbetreuung: wer macht was
Drei Rollen, die verwechselt werden, mit einer einfachen Trennlinie.
Der Projektleiter (bei uns der SPOC) ueberblickt das Ganze: Planung, Scope, Budget, abteilungsuebergreifende Entscheidungen und den taeglichen Kontakt mit dem Implementierungspartner. Eine Person, mit Mandat. In unserem Go-live-Planer wiegt die Verfuegbarkeit dieser Rolle schwer in der Durchlaufzeit - nicht ohne Grund.
Die Key User verantworten je einen Prozess. Sie entscheiden nicht ueber die Planung, aber sehr wohl darueber, wie ihr Prozess im System landet. Faustregel: der Projektleiter entscheidet was und wann; die Key User bestimmen wie.
Anwendungsbetreuung ist keine Projektrolle, sondern eine strukturelle: das System nach dem Go-live pflegen - Nutzer, Rechte, Einstellungen, kleine Aenderungen. Im Mittelstand waechst der engagierteste Key User oft hier hinein, und das ist ein guter Weg, solange es eine bewusste Entscheidung mit entsprechender Zeit ist und nichts, was stillschweigend dazukommt.
Zusammen bilden diese Rollen Ihr Projektteam: ein Projektleiter, je Kernprozess ein Key User, und ein Plan fuer die Betreuung nach dem Go-live. Mehr Varianten gibt es eigentlich nicht - und mehr braucht es auch nicht.
Wie waehlen Sie die richtigen Key User?
Nicht nach Hierarchie. Der Abteilungsleiter ist laengst nicht immer die beste Wahl; die Person, die die Arbeit taeglich macht, meistens schon. Drei Kriterien, die in der Praxis zaehlen:
Prozesswissen inklusive der Ausnahmen. Der beste Key User ist derjenige, bei dem die Kollegen heute schon anklopfen, wenn etwas klemmt. Diese Person kennt nicht nur die Regel, sondern auch die zehn Ausnahmen dazu.
Eine Meinung haben duerfen und wollen. Die Rolle verlangt Entscheidungen: das richten wir ein, das schaffen wir ab. Jemand, dem alles “schon passt”, liefert ein System, das fuer nichts steht. Kritisch sein duerfen - auch gegenueber dem eigenen Vorgesetzten und gegenueber uns - ist eine Anforderung.
Rueckhalt im Team. Der Key User wird Trainer und Ansprechpartner. Jemand, dem das Team vertraut, nimmt die Kollegen mit; jemand, der als Kontrolleur gesehen wird, nicht.
Und ein Anti-Kriterium: waehlen Sie nicht ausschliesslich den groessten Enthusiasten. Ein gesunder Skeptiker, der dem System erst nicht traute und nach dem Testen doch, ist beim Go-live mehr wert als zehn jubelnde Early Adopter.
Kurz zusammengefasst
Ein Key User ist der Prozessvertreter waehrend einer ERP-Implementierung: er erklaert die echte Arbeit, entscheidet bei der Einrichtung mit, testet mit echten Faellen, schult seine Kollegen und bleibt nach dem Go-live der erste Ansprechpartner. Die Rolle kostet einen halben bis ganzen Tag pro Woche und ist zusammen mit einem verfuegbaren Projektleiter der groesste Beschleuniger jedes Projekts. Waehlen Sie nach Prozesswissen, Rueckgrat und Rueckhalt - nicht nach Funktionstitel - und machen Sie formell Zeit dafuer frei. Wer das regelt, hat den wichtigsten Teil seines Projektteams stehen.
Bauen Sie Ihr Projektteam fuer eine Odoo-Implementierung auf? Planen Sie einen kostenlosen Odoo-Scan, und wir besprechen gemeinsam, welche Rollen Ihr Projekt braucht - oder rechnen Sie zuerst Ihre Durchlaufzeit und Ihr Go-live-Datum durch.
Mehr lesen: Wie lange dauert eine Odoo-Implementierung? · Der Go-live-Planer · Die TARGET-Methode · Was kostet eine Odoo-Implementierung?