Kennen Sie das Gefühl? Sie sind mitten in einem Projekt. Alles scheint zu laufen, bis Sie an einen Punkt kommen, an dem Ihnen schlicht das Wissen fehlt. Oft kommt das in den geplanten Check-ins zur Sprache.
Das ist der Moment für ein Expert Meeting. Sie bringen die richtigen Leute zusammen — technische Experten, oder Menschen mit tiefer Erfahrung und Prozesswissen aus Abteilungen wie HR oder Produktion. Sie fokussieren sich auf eine konkrete Frage und finden gemeinsam die Antwort, die Sie weiterbringt. Es ist keine breite Diskussion — es ist eine Sitzung, in der ein kleines Team mit Fokus und Expertise einen Engpass löst. In den Projekten, die ich begleite, passiert das regelmäßig. Es ist sogar eine Voraussetzung, um ein Projekt zu einem guten Ergebnis zu bringen.
Was ist ein Expert Meeting?
Wie der Name schon andeutet, ist ein Expert Meeting eine Zusammenkunft eines kleinen professionellen Teams, das sich auf eine spezifische Fragestellung oder Herausforderung innerhalb eines Projekts konzentriert. Im Gegensatz zu allgemeinen Projektsitzungen — die Fortschritt bewerten und Alltagsprobleme klären — sollen Expert Meetings tiefer graben und schwierigere Probleme lösen.
Expert Meetings drehen sich nicht nur um technische Herausforderungen. Oft geht es um inhaltliches Wissen einer bestimmten Abteilung oder Rolle — HR, Produktion, Marketing. Diese Menschen sind vielleicht nicht technisch, aber ihr tiefes Wissen über Prozesse, Vorschriften oder Kunden macht sie unverzichtbar, um Lösungen zu finden, die nicht nur technisch machbar, sondern auch operativ wirksam sind.
Ein Beispiel: Sie stecken mitten in einer ERP-Einführung und stoßen auf ein Problem, das speziell die HR-Prozesse betrifft. Technisch sieht alles in Ordnung aus, aber der neue Workflow passt nicht zu der Art, wie das Unternehmen seine Mitarbeitenden erfasst und verwaltet. Hier organisieren Sie ein Expert Meeting mit der HR-Leitung, die genau weiß, welche Prozesse essenziell sind und welche Engpässe gelöst werden müssen. So passt das System tatsächlich zu den Geschäftsbedürfnissen — statt nur aus technischer Sicht korrekt zu funktionieren.
Wann setzen Sie ein Expert Meeting ein?
Die ersten Expert Meetings finden eigentlich schon während der Fit-Gap-Analyse statt. In vielen Fällen sind die Mitarbeitenden mit dem größten Wissen zu einem bestimmten Prozess dabei. Nach meiner Erfahrung werden Expert Meetings während der Implementierung typischerweise eingeplant, wenn:
- Ein konkretes technisches Problem gelöst werden muss. Komplexe Integrationen, Maßarbeit, Konfigurationsprobleme.
- Tiefes Prozesswissen erforderlich ist. Manchmal braucht es Wissen, das nur von Menschen kommt, die einen Prozess durch und durch kennen — Abteilungsleiter oder externe Experten.
- Operative Änderungen umgesetzt werden müssen. Wenn Sie einen neuen Arbeitsablauf für HR oder Produktion einführen, brauchen Sie das Wissen der Experten, die damit täglich arbeiten.
Das Ziel ist nicht endloses Vergaden, sondern den komplexesten oder prozessorientiertesten Herausforderungen gezielt und effizient Tiefe zu geben.
Die Vorteile eines Expert Meetings
1. Fokus auf ein einzelnes Problem. Während allgemeine Projektsitzungen mehrere Themen abhandeln, konzentriert sich ein Expert Meeting auf eines — technisch, prozessual oder operativ. Das schafft maximale Konzentration und Geschwindigkeit.
2. Die richtigen Leute dabei. Nur Menschen mit der passenden Expertise — technische Spezialisten oder Personen mit inhaltlichem Wissen aus HR, Marketing oder Produktion. So verhindert man, dass unnötige Meinungen die Diskussion trüben.
3. Tempo bei Entscheidungen. Sitzen die Experten zusammen, fallen Entscheidungen direkt. Das vermeidet Verzögerungen durch lange Entscheidungswege oder Hin-und-Her zwischen Abteilungen.
4. Qualität der Lösung. Mit den richtigen Leuten am Tisch funktioniert die Lösung nicht nur technisch — sie passt auch zu den operativen Bedürfnissen der Organisation.
Beispiel: ein HR-Expert-Meeting während einer ERP-Einführung
Konkretes Beispiel. Sie führen ein neues System ein, das alle Personaldaten und Urlaubsanträge verwalten soll. Technisch sieht alles gut aus, aber als Sie die HR-Leitung einbinden, stellt sich heraus, dass das System bestimmte lokale Vorschriften zu Urlaubsansprüchen nicht berücksichtigt. Außerdem fehlen wichtige Funktionen zur Verwaltung von Personalakten und zur Nachverfolgung von Schulungen und Zertifizierungen.
Hier ist der Moment für ein Expert Meeting mit der HR-Leitung. Die Sitzung sorgt dafür, dass die Funktionalität nicht nur den technischen, sondern auch den operativen Anforderungen entspricht.
Durch dieses Expert Meeting passt das System tatsächlich zu dem, was die HR-Abteilung wirklich braucht — ohne teure Anpassungen nach dem Go-Live.
Expert Meetings als Erfolgsquelle
Nach meiner Erfahrung sind Expert Meetings oft der Wendepunkt eines Projekts. Ob technische Herausforderung oder prozessualer Engpass — diese fokussierten Sitzungen mit den richtigen Experten können den Unterschied machen zwischen einem festgefahrenen Projekt und einem, das durchbricht.
Fazit
Expert Meetings sind ein essenzieller Teil der TARGET-Methode und können zu jedem Zeitpunkt im Projekt den Unterschied machen. Indem Sie ein kleines spezialisiertes Team auf eine Herausforderung fokussieren, verhindern Sie, dass das Projekt in technischen, prozessualen oder operativen Problemen festfährt.
Wenn Ihr Projekt also auf komplexe Probleme trifft: holen Sie die Experten zusammen — technisch oder operativ — und führen Sie ein fokussiertes Expert Meeting, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.