Stappenplan migratie ERP-pakket

7 januari, 2024 in

Radical Fanatics, Tim Kieft | FANATICS

Het migreren van een ERP-applicatie is vaak wat ingewikkelder dan andere IT-gerelateerde migraties. Niet alleen is de functionaliteit doorgaans veel uitgebreider, het gaat vaak ook om meer specialistische systemen. Niet zelden maak ik mee dat de directeur/eigenaar binnen een organisatie eigenlijk het best weet wat het systeem kan en wat hij wil dat het kan. Vaak betreft het een zeer essentieel gedeelte van de organisatie omdat ook de uiteindelijke factuur naar de eindklant uit dit systeem komt. Cashflow is nog altijd het bloed van een organisatie, dus daar mag niets bij fout gaan.

De looptijd van dergelijke projecten is vaak ook langer dan bij de andere projecten en dan kiest een organisatie er vaak voor om, zoals eerder gezegd, twee systemen eerst naast elkaar te laten draaien voordat de definitieve switch wordt gemaakt. Tenzij je intern beschikt over een goed opgeleide en vooral ervaren specialist van het systeem waar je naar toe gaat migreren adviseer ik doorgaans om inderdaad een tijdje proef te draaien met twee systemen naast elkaar alvorens definitief over te gaan.

Globaal kan voor de migratie van een kleine tot middelgrote ERP-applicatie het volgende stappenplan worden gevolgd.

Stap	Fase	Omschrijving
1	Stel een project-trekker aan	Het klinkt misschien als een open deur, maar ik heb veel van dit soort migraties zien mislukken omdat er niemand binnen de organisatie was die eindverantwoordelijkheid had voor het project. Het maakt daarbij niet uit of je het project geheel zelf doet of dat je je daarbij door externen laat ondersteunen.
2	Resources vrijmaken	Open deur nummer twee misschien die ik toch genoemd wil hebben: zorg dat mensen voldoende tijd krijgen om met het project aan de slag te gaan. Een dergelijke migratie kun je er niet zo maar bij doen. Ik heb mensen overspannen zien vertrekken omdat de verwachtingen niet aansloten bij wat daadwerkelijk aan tijd nodig was. Ik hoop dat je dit hebt meegenomen in de berekeningen bij je beslissing.
3	Opleiden	Deze stap heeft veel met de vorige te maken. Voordat het project start moeten er een of meerdere mensen binnen de organisatie zijn die weten wat het nieuwe pakket kan. Naast de traditionele manieren van kennis vergaren zijn er voor veel cloud-applicaties bovendien online video-tutorials beschikbaar die je gemakkelijk één voor één kunt doornemen. Dat werkt vaak heel goed om een beeld te krijgen van de werking van de applicatie omdat je ook echt ziet waar welke functie zich bevindt en niet alleen dat deze er is.
4	Installatie en inrichting	Al redelijk vroeg in de migratie kan de installatie (als dat nog nodig is) en basisinrichting van het pakket geschieden. De eerste gebruikers worden aangemaakt. Er worden rechten ingesteld en er wordt een testomgeving gecreëerd waarin geëxperimenteerd kan worden.
5	Proefconversie	Niets is beter dan kunnen testen met data die je kent. Met een proefconversie wordt de live data in een testomgeving van het systeem gezet, waarna bijvoorbeeld een controle kan plaatsvinden op de juistheid van de export en import van de data. Tip: Het is goed om je te realiseren dat er twee typen data zijn: stamgegevens of vaste gegevens die relatief weinig veranderen en mutaties die dagelijks kunnen veranderen. Onder vaste gegevens vallen bijvoorbeeld bedrijfsgegevens, contactpersonen, BTW-codes, producten, marktsegmenten, etc. Onder mutaties vallen bijvoorbeeld facturen, betalingen, contracten, vastgelegde contactmomenten, afspraken, etc.
6	Testen en bijstellen	Een proefconversie kan worden gedaan om mee te experimenteren. Er zal echter een moment komen dat je een volgende stap wilt zetten. Daarom is het zinvol om bij een (eventueel volgende) proefconversie een aantal standaard checks te doen op de consistentie van de data. Vaak komt er bij een conversie zelf al naar voren of er problemen zijn met de import van bepaalde data. Dit zal in de vorm van een log of foutmelding kunnen worden achterhaald en worden opgelost. Ook wanneer een conversie goed is gegaan, is het zinvol om een controle te doen op het aantal mutaties en records. Tip: Een zinvolle controle na een conversie is het uitdraaien van een aantal standaard rapporten die in de situatie voor en na gelijk moeten zijn. Bijvoorbeeld een Verlies en Winstrekening, een voorraadstand, contactpersonenlijst, etc. Kies daarvoor een aantal essentiële rapporten die iets zeggen over verschillende mutatiesoorten of stamgegevens. De totalen moeten met elkaar overeen komen.
7	Opleiden 2	Ergens na stap vier komt het punt dat er een definitieve ‘go’ voor de nieuwe applicatie wordt gegeven. Tenminste ik ga er vanuit dat je een voorbehoud hebt gemaakt dat alle gegevens die je wilt meenemen ook goed geconverteerd worden. Wanneer deze go in zicht komt zullen ook de andere medewerkers die met het nieuwe systeem zullen gaan werken opgeleid moeten worden. De mensen die zich in stap 3 al hebben opgeleid kunnen als het goed is een goede inschatting maken van de opleidingsmodules die per gebruiker gevolgd zouden moeten worden.
8	Conversie	Nadat de proefconversie is gedaan is het tijd voor een definitieve conversie. Dit kan zijn omdat je vanaf nu een bepaalde tijd dubbel wilt draaien met de twee systemen of omdat je al direct voldoende vertrouwen hebt en live wilt gaan. Wanneer de overige stappen goed zijn doorlopen is deze fase een formaliteit. Je weet immers al waar de eventuele uitdagingen zitten in de conversie zelf en je weet hoe je deze kunt oplossen.
9	Nazorg	Zorg dat er resources beschikbaar zijn op de eerste dagen na de conversie. De meeste vragen komen doorgaans op de eerste dag dat iemand met het nieuwe systeem werkt. Je kunt er vanuit gaan dat er vragen tussen zitten die je van te voren absoluut niet verwachtte. Ondersteuning in deze fase is cruciaal voor de acceptatie van het systeem.