Rhea Vendors maakt professionele koffie- en drankenautomaten voor zakelijke markten. Met vestigingen in de Benelux, Duitsland en Oostenrijk bedienen ze horecalocaties, kantoomgevingen en publieke ruimtes door heel Europa. Elk model wordt deels lokaal samengesteld en onderhouden door eigen monteurs, gevoed door een internationale supply chain.
Toen de groep besloot haar ERP te moderniseren, was de vraag niet óf Odoo het juiste platform was, maar hoe ze de uitrol aanpakten zonder elke vestiging opnieuw bij nul te beginnen.
Fase 1: Benelux als fundament
De implementatie begon bij Rhea Vendors Benelux B.V., de grootste en meest volwassen vestiging, en daarmee de plek met de meeste proceskennis om van te leren.
De Benelux-vestiging draaide tot dan toe op Microsoft Dynamics en SnelStart, met de boekhouding en logistiek verdeeld over losse systemen. Vooral de logistieke modules liepen tegen hun grenzen aan - precies de aanleiding om alles naar één Odoo-platform te brengen.
De aanpak: implementeer Benelux grondig, documenteer de volledige configuratie, en gebruik die als uitroltemplate voor de rest van de groep.
De Benelux-scope omvatte:
- Sales & CRM: van lead tot getekende serviceovereenkomst
- Inkoop & Voorraad: machines, onderdelen en verbruiksartikelen
- eCommerce & Customer Portal: klanten die zelf bestellingen en serviceverzoeken beheren
- Boekhouding: volledige Nederlandse fiscale setup en debiteuren/crediteuren beheer
Het resultaat van deze fase werd de configuratiebasis voor de twee vestigingen die volgden.
Fase 2: Rhea Vendors Österreich GmbH
Snel daarna volgde de Oostenrijkse vestiging (BTW-nr. ATU40171103). Omdat de basisprocessen al waren uitgedacht en gedocumenteerd in Benelux, was de scope hier gericht en efficiënt:
- Installatie van de Oostenrijkse fiscale lokalisatie (BTW-schema’s, rapportageformaten)
- Import van openingsbalansen, open posten en afschrijvingen
- Ventor Tech voor magazijnbeheer op mobiele scanners
- Upgrade van bestaande maatwerk-ontwikkelingen naar de juiste Odoo-versie
- Groepskorting van 10% vanwege gedeelde infrastructuur en template-hergebruik
De Oostenrijkse vestiging was operationeel in een fractie van de tijd die een greenfield-implementatie zou hebben gekost.
Fase 3: Rhea Vendors Servomat Deutschland GmbH
De Duitse vestiging was de meest uitgebreide implementatie van de drie. Met 40 gebruikers, een volledige lokale productieoperatie en een geautomatiseerd magazijnsysteem vergde dit de meeste aanpassing.
Naast de standaard Odoo-modules (Sales, Inkoop, Voorraad, Productie, Boekhouding, Kwaliteitsmanagement, Labels & barcodes en Inkomende factuurgoedkeuring) was de technische uitdaging de koppeling met de Apfel Storage Lift: een geautomatiseerd opslagsysteem dat onderdelen en deelassemblages door het magazijn verplaatst.
Die koppeling werd op maat gebouwd, voortbouwend op de eCommerce- en portaalcustomisaties die al in Benelux waren ontwikkeld.
Scope Duitsland in detail:
- Volledige productiemodule (Manufacturing + QM)
- Verzending en labelafdruk
- Apfel Storage Lift integratie (custom)
- eCommerce-portaal en klantenportaal (template vanuit Benelux)
- FANATICS Advanced Approvals voor inkoopfactuurgoed keuring
- 40 gebruikers, support L (tot 200 uur maatwerk)
Eén platform, drie landen
| Vestiging | Land | Omvang | Bijzonderheid |
|---|---|---|---|
| Benelux B.V. | NL | €104.536 | Moederimplementatie, template voor de groep |
| Österreich GmbH | AT | €12.767 | Fiscale AT-lokalisatie, Ventor Tech |
| Servomat DE GmbH | DE | €88.088 | 40 gebruikers, Apfel Storage Lift integratie |
| Totaal | €205.391 |
De kracht van de groepsaanpak: elke vestiging begon niet bij nul, maar bij een bewezen template. Lokale afwijkingen (fiscale setup, taalinstelling, specifieke hardware-koppelingen) werden per vestiging gelayerd bovenop de gedeelde basis.
Bedrijven die internationaal groeien en meerdere ERP-installaties willen vermijden, vinden in deze aanpak een model: één Odoo-platform, gelaagd per land.
Wat de klant zegt
“De communicatie met Fanatics was tijdens de hele implementatie snel en helder, waardoor het traject soepel verliep. Ze toonden diepgaande expertise, beantwoordden alle vragen vakkundig en gaven waardevolle inzichten. Dankzij deze all-in-one-oplossing hebben we nu allerlei functies en tools in één interface. Dat scheelt tijd en verbetert de samenwerking, en medewerkers leren sneller omdat ze maar één platform hoeven te kennen.”
Claudio Cottica, Rhea Vendors
Meer lezen: Odoo voor productie · Odoo voor groothandel · Alle klantcases